Politique de Confidentialité


ARTICLE 1 : AVANT-PROPOS

Le RGPD et vous …


La protection des données personnelles est l’une de nos préoccupations majeures. La politique de confidentialité s’inscrit dans un contexte juridique marqué par le Règlement Européen sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016), applicable depuis le 25 mai 2018 et la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relatif à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Ainsi, la présente politique de protection des données a pour but de vous présenter :

  • Le responsable de traitement des données à caractère personnel
  • La manière dont sont collectées et traitées vos données. Une donnée personnelle est une donnée permettant d’identifier une personne physique.
  • Vos droits concernant l’utilisation de vos données personnelles
  • Les destinataires à qui vos données sont transmises
  • La politique du site en matière de gestion des cookies

Cette politique de confidentialité est complémentaire aux mentions légales présentes sur le site internet et aux conditions générales de vente.

ARTICLE 2 : LEXIQUE

Promis, vous allez nous comprendre !


Une Donnée à caractère personnel (ou Donnée Personnelle) est toute information relative à une personne identifiée ou identifiable, c’est-à-dire permettant de l’identifier directement (ex., le nom et le prénom) ou indirectement (ex., les cookies).

Un Traitement de données personnelles est toute opération ou ensemble d’opérations (automatisées ou non) appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, comme par exemple : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la transmission de données (…)

Le Responsable de traitement détermine les finalités (les objectifs du traitement) et les moyens des traitements.

Le Sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sous ses instructions.

ARTICLE 3 : PRINCIPES GÉNÉRAUX

Des obligations juridiques, nous en avons !


Conformément aux dispositions de l’article 5 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la collecte et le traitement de vos données personnelles respectent les principes suivants :

  • Licéité, loyauté et transparence : la collecte et le traitement des données personnelles ne peut reposer que sur une base légale définie au préalable (exécution d’un contrat, obligation légale, consentement, intérêt légitime, préservation des intérêts vitaux)
  • Finalités limitées : la collecte et le traitement des données personnelles sont réalisés pour répondre à un ou plusieurs objectifs définis
  • Minimisation de la collecte et du traitement de données: seules les données strictement nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis sont collectées
  • Conservation des données limitée dans le temps : le responsable de traitement est dans l’obligation de définir des durées de conservation concernant les données personnelles traitées
  • Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées: le responsable de traitement s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des données collectées.

ARTICLE 4 : RESPONSABLE DE TRAITEMENT

Nous sommes responsables des données confiées !


En tant que responsable de traitement, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT s’engage à respecter les obligations issues du Règlement et de la Loi Informatique et Libertés modifiée, concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel. Conformément à l’article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre toute les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos données personnelles.

ARTICLE 5 : DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES ET TRAITÉES : QUELLES DONNÉES ?

Que savons-nous sur vous ?


Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires à la réalisation de nos missions. Ainsi, dans le cadre de notre activité, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT est susceptible de collecter et traiter les informations suivantes :

    • Nom, prénom, âge, date de naissance, sexe, lieu de naissance
    • Adresse, enfants, numéro de téléphone personnel, situation maritale
    • Qualification, emploi, lieu de travail, diplôme, contrat de travail
    • Bulletins de paie, RIB, données bancaires, impôts
    • Identifiants de connexion, mots de passe provisoires
    • Adresse IP, historique de connexion

Nous ne collectons aucune donnée sensible comme la religion, l’appartenance syndicale, les origines raciales et ethniques, les condamnations pénales ou les données relatives à la santé. En cas de dépôt de données sensibles au sein de la Papers Box, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT ne pourra être tenue responsable de ces dépôts.

ARTICLE 6 : DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTÉES ET TRAITÉES : POUR QUELLES RAISONS ?

Nous tenons à vous expliquer !


Dans l’ensemble de ces situations, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT agit en qualité de « Responsable de traitement » au sens du RGPD.

CONSULTATION DU SITE INTERNET

    • Identité
    • Vie personnelle
    • Vie professionnelle
    • Données de connexion
    • Localisation
    • Internet
    • Informations économiques
  • Nous utilisons ces données afin de :

    • Vous adresser des communications commerciales (si vous nous en avez fait la demande)
    • Vous adresser nos devis (si vous nous en avez fait la demande)
    • Vous contacter lorsque vous remplissez le formulaire de contact
    • Vous inscrire à la newsletter (si vous nous en avez fait la demande)
    • Vous répondre à votre demande de franchise (si vous nous en avez fait la demande)
    • Vous répondre lorsque vous effectuez une simulation en ligne (si vous nous en avez fait la demande)
    • Vous répondre à votre demande de réunion d’information (si vous nous en avez fait la demande)
    • Vous répondre à votre demande de rendez-vous avec un gestionnaire (si vous nous en avez fait la demande)
    • Vous faire souscrire à la Papers Box (si vous nous en avez fait la demande)
    • Prendre en compte votre commande

    • Vous proposer des services personnalisés
    • Contrôler et améliorer notre site Internet et notre plateforme Proxy Papers Box ;
    • Procéder à des analyses d’audience ou réaliser des statistiques
    • Sécuriser notre site Internet et notre plateforme et assurer notre et votre protection contre la fraude.
    • Vos données de navigation sur notre site internet sont conservées pour une durée maximale de 13 mois
    • Les données récoltées par le biais des formulaires en ligne sont conservées durant 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect
    • Consentement

    • Intérêt légitime

GESTION DE LA RELATION CLIENT

    • Identité
    • Vie personnelle
    • Vie professionnelle
    • Informations économiques
    • Données de connexion
    • Localisation
    • Internet
  • Nous utilisons ces données afin de :

    • Gérer la relation commerciale
    • Gérer vos demandes de souscription de la Proxy Papers Box en ligne
    • Gérer les règlements et facturation à la suite des commandes
    • Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manière

    • Vous adresser des communications commerciales (si vous nous en avez fait la demande)

    • Vous proposer des services personnalisés
    • Contrôler et améliorer notre site Internet et notre plateforme ;
    • Procéder à des analyses d’audience ou réaliser des statistiques
    • Sécuriser notre site Internet et plateforme et assurer notre et votre protection contre la fraude.
    • Protéger les transactions contre la fraude.
    • Gérer tout litige lié à un achat
    • Vous adresser des communications d’information
    • Conservation le temps de la relation commerciale et 5 ans après la fin de la relation.
    • Conservation des factures pendant 10 ans.
    • Dans le cadre des communications commerciales faisant suite à votre accord, vos données seront conservées tant que vous ne vous désinscrivez pas.
    • Exécution d’un contrat

    • Consentement

    • Intérêt légitime

INSCRIPTION A LA NEWSLETTER ET COMMUNICATIONS COMMERCIALE

    • Identité
    • Vie personnelle
    • Vie professionnelle
  • Nous utilisons ces données afin de :

    • Vous adresser des communications commerciales (si vous nous en avez fait la demande)

    • Procéder à des analyses d’audience ou réaliser des statistiques
    • Vous adresser des communications d’information

    • Tenir à jour une liste de suppression si vous avez demandé à ne pas être contacté
    • Les données sont conservées tant que la personne concernée ne se désinscrit pas (via le lien de désinscription intégré aux newsletters)
    • Consentement

    • Intérêt légitime

    • Obligations légales

PRESTATIONS DE SERVICES A LA PERSONNE (OFFRES POUR LES PARTICULIERS)

    • Identité
    • Vie personnelle
    • Vie professionnelle
    • Informations économiques
    • Données de connexion
    • Internet
  • Nous utilisons ces données afin de :

    • Réaliser la prestation de service pour laquelle vous nous avez sollicité
    • Vous accompagner dans les démarches administratives de la vie privée : mariage, prêt, retraite, projet immobilier, sinistre, perte d’autonomie…
    • Trier vos documents
    • Numériser l’ensemble de vos documents personnels
    • Classer vos documents sur un coffre-fort en ligne mis à votre disposition (PAPERS BOX)
    • Rappeler les échéances à venir
    • Vous rendre accessible vos documents en un seul clic la Papers Box à tout moment et en tous lieux.

    Nous utilisons vos données personnelles pour :

    • Vous adresser des communications commerciales (si vous avez donné votre consentement)
    • Conservation des données le temps de la relation commerciale et 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale.
    • Pour tous les documents déposés au sein de la PROXY PAPERS BOX, vos documents confidentiels seront conservés tout au long de la relation commerciale. Au terme du contrat, vous disposez d’un délai de 2 mois pour récupérer les documents et données intégrés sur la plateforme en les exportant au format html.

    • Conservation de vos données personnelles tant que vous ne retirez pas votre consentement
    • Exécution du contrat

    • Consentement

Dans le cadre de nos prestations, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT agit en qualité de « sous-traitant », pour le compte de ses clients :

PRESTATIONS DE SERVICES PROXY PAPERS PRO (OFFRES POUR LES PROFESSIONNELS)

    • Identité
    • Vie personnelle
    • Vie professionnelle
    • Informations économiques
    • Données de connexion
    • Internet
  • Nous utilisons vos données afin de :

    • Vous accompagner dans votre exploitation au quotidien en numérisant les papiers de l’activité et de votre entreprise
    • Simplifier votre gestion, votre organisation et la communication interne
    • Numériser vos documents
    • Classer vos documents dans la Papers Box mise à disposition
    • Vous rendre accessible en un seul clic la Papers Box à tout moment et en tous lieux.

    Nous utilisons vos données personnelles pour :

    • Vous adresser des communications commerciales (si vous avez donné votre consentement)
    • Conservation durant la relation contractuelle et 5 ans après la fin du contrat, pour les données liées à la relation commerciale.
    • Pour tous les documents déposés au sein de la PROXY PAPERS BOX, vos documents confidentiels seront conservés tout au long de la relation commerciale. Au terme du contrat, vous disposez d’un délai de 2 mois pour récupérer les documents et données intégrés sur la plateforme en les exportant au format html.

    • Conservation tant que vous ne retirez pas votre consentement
    • Exécution du contrat

    • Consentement

HÉBERGEMENT DE LA PAPERS BOX

    • Identité
    • Vie personnelle
    • Vie professionnelle
    • Données de connexion
    • Internet
  • Nous utilisons vos données afin de :

    • Vous mettre à disposition la Papers Box utilisable en mode Saas à tout moment
    • Vous rendre accessible l’ensemble de vos documents numérisés au préalable et déposés dans la Paper Box

    Nous utilisons vos données personnelles pour :

    • Procéder à des analyses statistiques
    • Contrôler et améliorer la plateforme Papers Box
    • Procéder à des mises à jour sur la Papers Box
    • Assurer la sécurité de la Papers box afin de garantir l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des données hébergées
    • Conservation le temps de la relation commerciale et 5 après la fin de la relation commerciale
    • Exécution du contrat

    • Intérêt légitime

ARTICLE 7 : DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL : QUI A ACCÈS A VOS DONNÉES PERSONNELLES ?

On ne les transmet pas à n’importe qui !


PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT s’engage à ne transmettre vos données personnelles qu’aux seules personnes habilitées en interne et aux tiers autorisés tels que l’administration des impôts, des douanes ou de l’économie, l’administration de la justice, de la police et de la gendarmerie ou encore l’administration de l’action sociale et autorités sanitaires.

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT peut, éventuellement, transmettre vos données personnelles à des sous-traitants pour l’hébergement du site, du CRM et de la Papers Box ou encore pour la gestion de ses outils informatiques et de sa comptabilité (cabinet d’expertise comptable par exemple). Le recours à ces prestataires est nécessaire à la bonne réalisation de nos services. Nous nous engageons à vérifier et garantir le respect de leur conformité au regard du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés modifiée.

Hormis les destinataires cités ci-dessus, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT s’engage à ne pas transmettre vos données personnelles, à des tiers ou à des organismes externes, sans votre accord express.

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT ne procède et ne procèdera à aucune vente, aucune cession, aucune communication de vos données personnelles à des tiers non autorisés.

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT n’a recours à aucune décision automatisée sur la base de vos données personnelles. Aucun profilage n’est mis en œuvre lors du traitement, et les données que nous collectons ne seront jamais utilisées sans intervention humaine.

ARTICLE 8 : VOS DROITS

Vous avez toutes les cartes en main !


8.1 Vos droits

Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

    • Vous pouvez, à tout moment, accéder à vos données personnelles que nous détenons sur vous.
    • Si vous remarquez une erreur, un oubli ou une ambiguïté dans vos données personnelles, vous pouvez formuler une demande afin de compléter ou de procéder à une correction, ou une clarification de vos informations personnelles.
    • Vous conservez, à tout moment, le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles dans le cadre des activités menées par notre entreprise en ce qui concerne les traitements de vos données.
    • Vous pouvez revendiquer la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions.
    • Vous pouvez également nous demander la suppression de vos données personnelles.
    • Vous pouvez, décider du devenir de vos données personnelles numériques après votre décès.
    • Vous avez le droit de recevoir les données vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez également demander que nous transmettions vos données personnelles à un autre organisme.

8.2 Référent interne

Ainsi, pour pouvoir exercer vos droits, vous pouvez nous contacter par email à l’adresse suivante : privacy@proxy-papers.fr ou alors par courrier postale à l’adresse suivante :

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT
2 rue de l’industrie,
38760 VARCES ALLIERES ET RISSET

Conformément au RGPD, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT se réserve le droit de demander le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées. PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT se réserve également le droit de refuser de répondre à toute demande manifestement infondée ou excessive, en vous informant des motifs du refus.

8.3 La réclamation auprès de la CNIL

Vous pouvez à tout moment, introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente à savoir la Commission National de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en suivant le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

ARTICLE 9 : LES MESURES DE SÉCURITÉ

Vous nous confiez vos données, nous en prenons soin !


PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT se préoccupe de la sécurité des données personnelles qu’il s’engage à traiter de manière sécurisée et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie.

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection des données adéquat par rapport à la nature et la finalité des traitements.

Ainsi, conformément à l’article 32 du RGPD relatif à la sécurité des traitements, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT a mis en place :

  • Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et services de traitement ;
  • Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
  • Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement ;

L’obligation de sécurité reste toutefois une obligation de moyen c’est-à-dire que nous mettons tout en œuvre pour garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles.

L’ensemble des personnes ayant accès à vos données personnelles a été sensibilisé aux bonnes pratiques en matière de protection des données. Elles sont tenues par une obligation de confidentialité, et s’exposent en cas de non-respect de cette disposition à des sanctions disciplinaires.

ARTICLE 10 : LES TRANSFERTS DE DONNÉES HORS UNION EUROPÉENNE

Un voyage bien organisé !


Dans le cadre de notre activité et pour la gestion de vos demandes, nous ne sommes pas amenés à transférer vos données en dehors de l’Union Européenne.

Toutefois, en cas de transmission de vos données personnelles en dehors de l’Union Européenne, nous nous assurerons que ces pays garantissent un niveau de protection des données suffisant et approprié.

Nous nous engageons à vous informer en amont de la possibilité d’effectuer des transferts de données hors Union Européenne et ainsi, nous vous communiquerons les garanties mises en place pour assurer un niveau de protection suffisant et approprié.

ARTICLE 11 : LES COOKIES

Vous avez le choix entre manger des cookies ou vous mettre au régime


Comme sur la plupart des sites internet, notre site internet utilise des cookies qui peuvent être classés en 4 catégories :

Si vous souhaitez limiter vos traces, il est recommandé de les refuser par défaut via le bandeau de gestion des cookies que nous avons mis en place sur notre site internet.

Vous trouverez également dans notre politique des cookies la procédure à suivre pour accepter, personnaliser ou refuser les cookies en exprimant votre choix à l’aide du bandeau qui apparaît sur votre écran.

ARTICLE 12 : MISE A JOUR DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES

Vous tenez le bon bout, c’est bientôt la fin de la lecture !


La présente politique de protection des données personnelles peut être amenée à évoluer.

La dernière mise à jour a été effectuée le 03 juin 2020.

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Les informations recueillies par le biais de ce formulaire sont enregistrées et transmises aux services concernés au sein de PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT et nous permettent de vous envoyer notre lettre d’information concernant les services que nous proposons. La base légale du traitement est le consentement. Les données collectées sont conservées 3 ans à compter du dernier contact, sur support informatique. Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation au traitement et d’effacement. Pour en savoir plus sur l’utilisation de vos données et sur vos droits issus de la Loi Informatique et Libertés modifiée ainsi que du RGPD, veuillez consulter notre politique de protection des données ou nous contacter à privacy@proxy-papers.fr.

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