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contact@proxy-papers.fr

2 rue de l'Industrie 38 760 Varces Allières et Risset

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Politique de confidentialité et de protection des données

Préambule

Proxy Papers attache énormément d’importance au respect de la vie privée. C’est une des raisons pour laquelle nous nous sommes dotés d’une politique propre à la confidentialité et à la protection des données à caractère personnel.

Proxy Papers est le fournisseur du service en ligne de gestion des données personnelles (ci-après « le Service ») et Gérer Mes Affaires (ci-après « le Partenaire) est notre partenaire et prestataire du service de coffre-fort électronique mis à la disposition des clients de Proxy Papers.

Cette politique fait partie intégrante des conditions générales de vente de notre Service.

Objet de la politique

Cette politique a pour objectif de vous présenter notre vision de la vie privée et de vos données. Elle explique comment sont traitées vos données, que ce soit lors de la mise en œuvre de notre Service mais également lorsque vous naviguez sur le site internet (ci-après « le Site »). Elle présente les mesures de sécurité concernant vos données et leur confidentialité et vous rappelle vos droits et comment les exercer chez nous.

Notre vision de la vie privée et de vos données

Pour Proxy Papers, les données personnelles, c’est la vie privée et votre vie privée, elle doit être protégée. Confidentialité et sécurité sont nos maîtres mots afin de vous protéger.

Pour la confidentialité, Proxy-Papers s’est doté d’un service Privacy et a désigné un Correspondant Informatique et Libertés (CIL) auprès de la CNIL. Il est chargé de veiller à la bonne application de cette politique et au respect de la loi « Informatique et Libertés » du 7 janvier 1978.

Pour la sécurité, Proxy Papers a choisi un partenaire de confiance : « Gérer mes affaires ». C’est un service de coffre-fort numérique permettant de mettre à votre disposition un espace privé et sécurisé. Il est hébergé sur des serveurs situés en France et respecte de nombreuses exigences de sécurité et mesures techniques afin de garantir à vos données un haut niveau de sécurité.

Vos données personnelles

Vos données peuvent faire l’objet d’un traitement selon trois situations :

  • Lorsque vous souscrivez à notre Service ;
  • Lorsque nous mettons en œuvre notre Service ;
  • Lorsque vous naviguez sur notre Site.

LES DONNÉES TRAITÉES LORSQUE VOUS SOUSCRIVEZ À NOTRE SERVICE

Lorsque vous souscrivez à notre Service, vous nous communiquez un certain nombre d’informations personnelles.

Le type de données collectées

Nous collectons vos informations d’état civil comme votre nom, votre prénom, votre date et lieu de naissance, votre numéro de téléphone, votre adresse postale et votre adresse e-mail ainsi qu’une pièce d’identité.

Nous ne recueillons pas de donnée dite « sensible » comme les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, les données relatives à la santé, à la vie sexuelle ou aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.

L’utilisation des données collectées

Ces informations nous servent à confirmer votre identité et à alimenter notre fichier clients-prospects déclaré au numéro 2047719v0 le 27 mars 2017 à la CNIL. Ce fichier client est indispensable pour nous car il nous permet d’avoir vos informations afin de vous contacter et d’assurer nos rendez-vous. Il nous aide également à savoir quel type de population nous touchons (tranche d’âge, catégorie socio-professionnelle, lieu de résidence) et à procéder à nos obligations légales en tant que société.

La confidentialité et les destinataires de vos données

Toutes ces informations personnelles sont confidentielles et sont seulement accessibles par notre Service de gestion interne et de comptabilité. Elles ne sont pas destinées à être cédées ou vendues.

La durée de conservation de vos informations personnelles

Vos informations personnelles sont conservées aussi longtemps qu’elles sont utiles pour réaliser notre Service et pour une durée maximum de 12 mois lorsque ce dernier prend fin.

L’utilité et la finalité des traitements

Les informations personnelles que vous nous communiquez sont utilisées pour :

  • Gérer votre compte client/prospect ;
  • Gérer les devis, les facturations et les règlements de vos commandes ;
  • Répondre à vos demandes ou envoyer des informations concernant le Service ;
  • Personnaliser notre Service à vos besoins.

Ces traitements sont nécessaires pour répondre à l’intérêt que vous portez à notre service et utiles pour mener à bien votre souscription.

Le transfert des données

Proxy Papers est localisé sur le territoire français et vous assure que vos informations personnelles ne peuvent faire l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne.

LES DONNÉES TRAITÉES LORS DE LA MISE EN OEUVRE DU SERVICE PROXY PAPERS

Pour mener à bien notre Service, nos gestionnaires accèdent avec votre consentement à vos données personnelles.

Le type de données traitées

Les données traitées par nos gestionnaires sont, en fonction du type d’abonnement :

  • Votre état-civil et votre situation familiale ;
  • Les documents relatifs à votre mode de vie ;
  • Votre patrimoine
  • Vos revenus ;
  • Vos impôts ;
  • Votre vie juridique et fiscale ;
  • Vos partenaires bancaires et financiers ;
  • Vos assurances ;

L’utilisation des données personnelles

Ces données sont utilisées pour organiser votre espace privé et programmer des échéances. L’objectif est de vous faciliter la vie. En aucun cas vos données sont utilisées à d’autres fins. En effet, nous ne nous servons pas de vos données et elles ne font l’objet d’aucune divulgation et/ou revente à des tiers.

La confidentialité et les destinataires de vos données

C’est vous qui décidez qui a accès ou non à vos données. Lorsque vous autorisez nos gestionnaires à y accéder, ils s’engagent à respecter cette politique.

De plus, si des personnes sont autorisées à accéder à vos données,un système d’horodatage vous informe qui a accédé à vos données et quand.

L’utilité et la finalité des traitements

Les traitements effectués ne dépassent pas notre objectif qui est la réalisation de notre Service — vous faciliter la vie. Vos données ne peuvent ainsi recevoir que des traitements utiles à la réalisation de cet objectif. Ces traitements sont :

  • La collecte ;
  • La numérisation ;
  • Le transfert ;
  • L’archivage ;
  • Le classement ;
  • La programmation des échéances.

La durée de conservation de vos données personnelles

Une fois que le Service est réalisé, nous ne conservons pas vos données. Par exemple, lorsqu’un de nos gestionnaires achemine un document sur votre coffre-fort numérique à l’aide de son ordinateur, il n’a pas le droit d’en garder une copie et doit effacer toutes traces numériques de ce document sur son ordinateur.

La propriété de vos données et le mandat de gestion

Grâce à Proxy Papers et son Partenaire, vous redevenez entièrement propriétaire de vos données. En effet, vos données vous appartiennent et nos gestionnaires n’ont aucun accès si vous ne les autorisez pas.

Pour autorisez nos gestionnaires à traiter vos données personnelles, un mandat de gestion est mis à votre disposition.

La restitution de vos données

Si vous décidez de résilier votre abonnement à notre Service et clôturer votre espace privé, vous pouvez demander à ce que vos données soient restituées sur un support physique (Clé USB, DVD).

Le transfert des données

Proxy Papers est localisé sur le territoire français comme le coffre-fort numérique de Notre partenaire. Aucune donnée ne fera l’objet d’un transfert hors de l’Union européenne.

LES DONNÉES TRAITÉES PAR PROXY-PAPERS.FR

Lorsque vous naviguez sur notre Site, il est possible que vous renseigniez des informations personnelles (lorsque vous utilisez le simulateur en ligne par exemple) ou que vous autorisiez la collecte de cookies.

Les informations personnelles

Nous collectons certaines données personnelles telles que votre nom, votre prénom, votre adresse postale et électronique ainsi que votre numéro de téléphone lors de votre inscription à notre Service ou lorsque vous vous abonnez à notre newsletter.

Ces données nous servent à dresser une liste des personnes sensibles à notre Service et qui partagent les mêmes valeurs que Proxy Papers.

Cette liste peut être utilisée à des fins informationnelles mais jamais à des fins commerciales autre que la présentation des actualités liées à Proxy Papers.

La collecte de cookies

Notre Site récolte des cookies. Ils aident au bon fonctionnement du site et facilitent vos navigations. Pour plus d’information, visitez notre politique des cookies.

L’utilité et la finalité des traitements

Lorsque vous renseignez des informations personnelles depuis notre Site, nous les utilisons pour créer votre compte client et pour vous fournir un service d’information si vous le souhaitez (newsletter, livre blanc, articles).

C’est donc pour faciliter votre navigation et vous apporter davantage d’informations sur notre Service.

La conservation de vos données

Les données que nous collectons sont conservées aussi longtemps qu’elles sont utiles pour réaliser notre Service et pour une durée maximum de 12 mois lorsque ce dernier prend fin.

Les destinataires et les transferts de données

Nos gestionnaires sont les seuls destinataires des données à caractère personnel que vous nous communiquez via les formulaires présents sur notre Site.

Aucune donnée collectée par Proxy Papers ne fera l’objet d’un transfert hors de l’Union européenne.

La confidentialité de vos données

Notre partenaire garantie la confidentialité de vos données en prenant des mesures de sécurité informatique élevées. Grâce à plusieurs serveurs hébergés en France, vos données bénéficient :

  • D’un système de redondance (multiples serveurs dans des datacenter différents équipés d’opérateurs multiples)
  • De sauvegardes quotidiennes
  • D’un système vous permettant d’être propriétaire de vos données et de pouvoir mandater des personnes pour y accéder ou « versionner » vos données (modifier en gardant une copie du document original)
  • D’une pérennité garantie (préservation de l’intégrité et de l’accès aux données).

Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la Charte utilisateur de

Notre partenaire à cette adresse :

http://www.gerermesaffaires.com/charte-utilisateur/

Vos droits et comment les exercer

La loi Informatique et Libertés vous octroie des droits spécifiques comme le droit d’accès, le droit d’opposition et le droit de rectification ou de suppression des informations incomplètes ou inexactes vous concernant.

Vous pouvez exercer chacun de ces droits :

  • En écrivant par courrier à Proxy Papers – Optimex Services, Service Privacy, 2 rue de l’industrie – 38760 Varces Allières et Risset
  • En adressant un courrier électronique à l’adresse privacy@proxy-papers.fr
  • En suivant les instructions présentes sur le site de la CNIL à cette adresse : https://www.cnil.fr/agir

Le recueil du consentement

Vos données ne peuvent être collectées sans votre consentement clair et éclairé. Concrètement, vous êtes informés avant chaque collecte de
vos données et vous pouvez vous y opposer.

Le droit à l’information

Cette présente politique contient toutes les informations relatives aux finalités des traitements qui peuvent être effectués, aux catégories de données à caractère personnel traitées et aux destinataires ou aux catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées.

Le droit daccès

Vous pouvez nous demander directement si nous détenons des données vous concernant et aussi des informations relatives à leur traitement (comme par exemple les catégories de données traitées). Ce droit vous permet aussi de demander à Proxy Papers de vous communiquer l’intégralité de ces données.

Les informations liées à l’exercice de ce droit d’accès (par exemple vos coordonnées) sont conservées 1 an à compter de la date de réponse de Proxy Papers, puis supprimées à échéance de ce délai.

Le droit de rectification ou de suppression

Vous pouvez modifier ou supprimer à tout moment les informations renseignées dans votre profil, que ce soit sur notre Site ou sur votre espace privé.

Les informations liées à l’exercice de ce droit de rectification ou de suppression (par exemple vos coordonnées) sont conservées 1 an à compter de la date de réponse de Proxy Papers, puis supprimées à échéance de ce délai.

Le droit dopposition

Le droit d’opposition, comme son nom l’indique, vous permet de vous opposer au traitement de vos données par Proxy Papers. Concrètement, vous avez la possibilité de supprimer votre compte en cliquant sur « supprimer mon compte » dans l’onglet « Mon compte » puis « Tableau de Bord ».

Les informations liées à l’exercice de ce droit d’opposition (par exemple vos coordonnées) sont conservées 1 an à compter de la date de réponse de Proxy Papers et seront définitivement supprimées au-delà du délai de prescription légale (trois ans).

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