Pourquoi externaliser la dématérialisation des documents en entreprise …

Pourquoi externaliser la dématérialisation des documents en entreprise …

Pourquoi externaliser la dématérialisation des documents en entreprise … 1260 840 Proxy Papers

Proxy Papers, un prestataire en numérisation, un service innovant et professionnel de dématérialisation des documents.

Ainsi, quels d’externaliser ses projets de dématérialisation entreprise à un prestataire en numérisation.

Les services de numérisation des documents entreprise Proxy Papers sont conformes au RGPD. En effet, tous nos protocoles sont pensés selon la conformité au règlement européen.

Quelle que soit la motivation, c’est devenu une étape obligatoire pour les TPE-PME, il faut dématérialiser. Mais ce n’est pas si simple, la démarche doit être murement réfléchie.

Il ne s’agit pas de décider un matin de tout numériser, mais de définir sa stratégie numérique.

Pour commencer, il faut considérer les archives. Le mélange papier / numérique fait rarement bon ménage en termes d’organisation. Ensuite, il faut mettre en place des process pour la suite : classement, intervenants, partage, flux … Plus la structure est importante, plus il est nécessaire de protocoliser. Enfin, l’ultime étape … où stocker ? RGPD, coûts, fonctionnalités … sont autant de questions à se poser … et solutionner.

Cette réflexion est complexe, et nécessite compétences et connaissances, et donc des conseils. Les dirigeants et entrepreneurs avant de s’y aventurer ont tout lieu de se rapprocher d’un professionnel de la numérisation pour garantir le succès de leur projet de dématérialisation.

Les raisons et avantages à confier des projets de dématérialisation à un prestataire en numérisation.

La première raison : le temps. Les archives sont souvent volumineuses, les procédures et organisations longues à mettre en place. Les TPE – PME disposent rarement des ressources nécessaires en interne pour réaliser cette tâche sereinement. S’ils s’y tentent, elle sera effectuée au détriment des tâches quotidiennes, et donc de la productivité. L’externalisation est une alternative saine, permettant d’arbitrer les coûts sans nuire à l’efficacité des équipes.

Vous confiez la mission de numérisation à vos équipes ? Elles vont s’empresser de terminer pour retourner à leurs tâches principales. Et c’est logique, vos salariés ont un objectif de productivité. C’est la notion de qualité qui va s’en trouver affectée. Le spécialiste de la numérisation quant à lui connait son métier. Il va adopter une démarche par étape, pour garantir la qualité de sa prestation, mais aussi ne pas bouleverser l’organisation de l’entreprise du jour au lendemain. En effet, la dématérialisation ne doit pas être vécue comme une obligation, mais un accompagnement …

Un projet de dématérialisation ne se résume pas à numériser à la volée ! Il s’agit de trier, classer, versionner, vérifier, paramétrer … Cette démarche est compliquée, voir obscure pour un non-initié. Un prestataire en numérisation vous garantira une démarche professionnelle et complète, qualitative et rapide.

Dans la continuité du point précédent, le prestataire va vous accompagner dans une démarche de dématérialisation globale. En effet, en partant de la numérisation des documents administratifs de l’entreprise, il va vous guider vers une GED. La gestion électronique des documents, c’est l’implémentation d’une nouvelle organisation, bâtie à l’aide d’outils numériques. Diffusion et partage de l’information, workflow, processus de décision … Il s’agit de gagner en simplicité et en efficacité au support du digital, de l’automatisation et de la mobilité de l’information. Enjeu majeur de la transition numérique … il est vivement conseillé de se faire accompagner par un expert !

Un professionnel de la numérisation va vous conseiller et vous assister dans le choix de vos services de stockage et gestion des documents. Et ce n’est pas un détail. En effet, il faut considérer vos besoins, les fonctionnalités nécessaires, vos budgets, mais aussi les législations et réglementations – Et en particulier le RGPD. Le spécialiste vous proposera des solutions qu’il connait et maîtrise ; des solutions à la fois adaptées à vos besoins et reconnues, qui sécuriseront votre démarche.

De nouveaux outils, de nouveaux process, une nouvelle organisation … Il faut appréhender leur mise en place et leur assimilation Pour cela, vous comme vos équipes aurez besoin d’une formation et de support. La réussite du projet tient à l’implication de tous – et parfois même des intervenants extérieurs. En externalisant et choisissant de vous faire accompagner, vous bénéficiez d’une formation complète et par étape. De plus, votre prestataire assurera une assistance sur le long terme, au gré de vos besoins …

Le numérique et la dématérialisation sont chaque jour plus réglementés. RGPD, LIL, loi El Khomri … définissent les droits et obligations. S’y ajoutent évidemment les attentes des clients et fournisseurs; et bien sûr, le sujet de la sécurité informatique est prioritaire dans l’entreprise. Nous l’avons vu plus haut, un expert vous conseillera dans le choix de la solution de stockage, mais également dans la conformité des procédures et traitements à mettre en place !

Enfin lorsque l’on se lance dans un projet de dématérialisation, on pense archives, on pense organisation future, mais pense t’on forcément aux numérisations futures? En effet, quoi que l’on fasse, il restera ‘du papier’ ! Certes le défi est de minimiser au maximum le volume, mais l’objectif ZERO PAPIER est encore utopique … Et qui va s’en charger ? Vous ? Vos équipes ? Un stagiaire ? Si vous avez confié le projet initial à un professionnel, il restera disponible – à la demande ou de façon régulière – pour mettre à jour vos archives et bibliothèques documentaires numériques ; et vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre métier, votre activité sereinement !

Il est donc évident que face à l’ampleur de la tâche, aux réglementations et aux enjeux … Mieux vaut éviter de se lancer seul ! Les gestionnaires Proxy Papers vous accompagnent avec pédagogie et sérieux dans votre démarche. Plaçant l’humain au cœur de la numérisation, ils vous conseillent et assistent pour simplifier la gestion de votre activité au quotidien !

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