Politique d’Utilisation Proxy Papers Box


Préambule


Cette politique a vocation à encadrer l’utilisation des données dans le cadre de l’utilisation de la plateforme PROXY PAPERS BOX.

La solution proposée est la propriété de la SAS PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT, société par actions simplifié sis 2 rue de l’industrie, 38760 VARCES ALLIERES ET RISSET, immatriculée au RCS de Grenoble sous le numéro 842 544 199, dont la Présidente est Sandrine RIEUSSEC.

La plateforme PROXY PAPERS BOX est une application Web dédiée aux abonnés PROXY PAPERS qui permet aux professionnels et aux particuliers d’accéder à leurs documents numérisés et ainsi retrouver, de manière centralisée, tous les documents confidentiels.

Pour PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT, la protection des données personnelles est fondamentale car elle reflète les relations que nous entretenons avec vous. Il nous tient à cœur de protéger votre vie privée et celle de vos patients, au regard des informations que vous nous confiez.

Cette politique a pour objectif principal d’informer les utilisateurs de la plateforme PROXY PAPERS BOX de l’utilisation de leurs données.

Contexte Juridique


Cette politique de protection des données s’inscrit dans un contexte juidique marqué par le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du 26 avril 2016, ci-après « RGPD »), applicable depuis le 25 mai 2018 et la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978, modifiée.

Ces textes juridiques forts vous apportent des garanties élevées en matière de protection des données et vous permettent de maîtriser davantage l’utilisation de vos données lorsque vous les confiez à des organismes comme le nôtre.

Définitions


Une donnée à caractère personnel, c’est toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement. C’est par exemple votre nom, votre âge, votre numéro de téléphone, un identifiant ou toute autre information vous concernant comme votre catégorie socioprofessionnelle ou vos centres d’intérêts.

Un traitement de données, c’est toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel. C’est par exemple la collecte, l’enregistrement, l’utilisation, la diffusion, la conservation, etc.

La finalité, c’est la raison pour laquelle les données à caractère personnel sont collectées ou utilisées. C’est par exemple la tenue de votre comptabilité ou l’établissement des bulletins de paie et des déclarations sociales dans le cadre de notre mission.

Le Responsable de traitement détermine les finalités (les objectifs du traitement) et les moyens des traitements.
Le Sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et sous ses instructions.

A qui s’adresse cette politique ?


Cette politique d’utilisation des données personnelles a vocation à s’appliquer à toutes personnes physiques : particuliers et professionnels qui souscrivent à la PROXY PAPERS BOX proposée par PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT et son réseau d’agences PROXY PAPERS.

Quels sont les acteurs des traitements de données personnelles ?


Les principaux acteurs de ces traitements de données sont PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT, les gestionnaires d’agences PROXY PAPERS et le client (professionnel ou particulier).

En effet, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT agit en qualité de sous-traitant et met à la disposition des gestionnaires d’agences PROXY PAPERS la plateforme PROXY PAPERS BOX. PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT assure les sauvegardes avec redondance, l’hébergement de la PROXY PAPERS BOX ainsi que les mises à jour sur la PROXY PAPERS BOX.

Concernant les particuliers, le gestionnaire d’agence PROXY PAPERS agit en qualité de responsable de traitement et met à la disposition des particuliers la plateforme PROXY PAPERS BOX. En effet, il agit en qualité de responsable de traitement dans la mesure où ce dernier détermine les moyens et finalités de traitement des données.

Concernant les professionnels, le gestionnaire d’agence PROXY PAPERS agit en qualité de sous-traitant et agit selon les instructions et au nom du client professionnel.

Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?


Lorsque vous êtes sur la page Web de PROXY PAPERS BOX :

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT vous informe qu’aucun cookie n’est et ne sera déposé sur la plateforme en ligne.

En revanche, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT effectue une journalisation des actions effectuées sur la plateforme PROXY PAPERS BOX. La journalisation s’inscrit dans un cadre de sécurité informatique puisqu’elle permet de détecter ou de retrouver les traces des incidents de sécurité.

Lors de l’enregistrement à la PROXY PAPERS BOX :

Nous vous informons que vous devez nous communiquer votre adresse e-mail afin de procéder à l’enregistrement à la PROXY PAPERS BOX. En effet, votre adresse e-mail est nécessaire pour effectuer la vérification de votre demande d’inscription sur la PROXY PAPERS BOX.

Lors de la création de votre compte PROXY PAPERS BOX :

Après avoir validé votre inscription en cliquant sur l’e-mail adressé par PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT, nous vous informons que vous devez choisir votre identifiant ainsi que votre mot de passe afin de valider votre compte.

Nous vous informons que votre mot de passe n’est pas conservé par PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT. En cas d’oubli de votre mot de passe, vous avez la possibilité de réinitialiser votre mot de passe afin d’en régénérer un nouveau. A aucun moment, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT et les gestionnaires d’agence PROXY PAPERS n’auront accès à votre mot de passe.

Lorsque vous souhaitez modifier ou compléter votre profil dans la PROXY PAPERS BOX :

Nous vous informons que vous avez la possibilité de compléter votre profil en ajoutant les informations suivantes : numéro de téléphone, adresse postale, site web, adresse twitter. Ces informations personnelles ne sont en aucun cas obligatoires et n’ont donc aucune incidence sur l’utilisation de la PROXY PAPERS BOX.

Nous vous informons également que vous avez toujours la faculté de modifier les informations préalablement mentionnées lors de votre inscription telles que votre identifiant, votre adresse e-mail ou encore votre mot de passe.

Vous pouvez à tout moment exporter vos données depuis les paramètres de votre profil. Cette demande d’export sera traitée dans un délai de trente (30) jours maximum.

Enfin, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT vous laisse la possibilité de supprimer votre compte à tout moment. Votre demande sera alors traitée dans un délai de trente (30) jours maximum.

Lors de l’utilisation de la PROXY PAPERS BOX :

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT vous informe que vous avez la possibilité de déposer l’ensemble de vos documents confidentiels au sein de la PROXY PAPERS BOX.

N’étant pas agréé pour l’Hébergement de Données de Santé (HDS), PROXY PAPERS DEVELOPPENT et les gestionnaires d’agence PROXY PAPERS ne collectent aucune donnée sensible comme la religion, l’appartenance syndicale, les origines raciales et ethniques, les condamnations pénales ou les données relatives à la santé. Par conséquent, en cas de dépôt de données sensibles au sein de la PROXY PAPERS BOX par les utilisateurs de la Box et/ou les gestionnaires, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT ne pourra être tenue responsable de ces dépôts.

Conscients du niveau de sensibilité de ces informations, nous avons à cœur de vous garantir un niveau maximum de confidentialité, ainsi qu’un engagement dans le respect de nos obligations légales et réglementaires. Toutes les données collectées sont ainsi strictement nécessaires à la réalisation de la mission que vous nous avez confiée.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles ?


Pour l’hébergement de la PROXY PAPERS BOX par PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT :

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT et le gestionnaire d’agence PROXY PAPERS.

Lorsque le gestionnaire d’agence PROXY PAPERS agit en qualité de responsable de traitement :

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre le gestionnaire d’agence PROXY PAPERS et le client particulier, dans le cadre de la prestation de service à la personne.

Lorsque le gestionnaire d’agence PROXY PAPERS agit en qualité de sous-traitant :

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire à l’exécution du contrat conclu entre le gestionnaire d’agence PROXY PAPERS et le client professionnel, dans le cadre de la prestation de service PROXY PAPERS PRO.

Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme PROXY PAPERS BOX, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT ne peut pas être tenu responsable de la manière dont les données personnelles vont être utilisées par le client professionnel. En effet, en tant que responsable de traitement, il incombe au professionnel de respecter ses propres obligations au regard des exigences du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés modifiée.

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT n’a recours à aucune décision automatisée sur la base de vos données personnelles. Aucun profilage n’est mis en œuvre lors du traitement, et les données que nous collectons ne seront jamais utilisées sans intervention humaine.

Qui a accès à vos données personnelles ?


Vos données personnelles seront uniquement accessibles par le gestionnaire d’agence PROXY PAPERS à laquelle vous êtes rattaché. Chaque gestionnaire a accès aux données qui concernent son périmètre d’intervention.

Hormis les destinataires disposant d’une habilitation légale d’accès à vos informations (l’administration fiscale par exemple), les données ne seront jamais communiquées à des tiers ou à des organismes externes sans votre accord expresse (transmission de données à votre cabinet d’avocat par exemple).

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT ne procède et ne procèdera à aucune vente, aucune cession, aucune communication de vos données personnelles.

Les transferts de données hors Union Européenne


Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme PROXY PAPERS BOX, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT n’est pas amené à transférer vos données personnelles en dehors de l’Union Européenne. Toutefois, si tel était le cas, avant toute transmission de vos données personnelles, nous procéderons aux vérifications des règles applicables en matière de transferts de données hors Union Européenne.

En tant que client, vous avez la possibilité d’effectuer des transferts de données ou des partages de données au sein de la PROXY PAPERS BOX. Toutefois, ces transferts n’interviennent que sous votre consentement et accord exprès de votre part. PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT ne pourra être tenu responsable en cas de transferts de données de votre part.

La sécurité des données personnelles


PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT se préoccupe de la sécurité des données personnelles qu’il s’engage à traiter de manière sécurisée et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie.

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection des données adéquat par rapport à la nature et la finalité des traitements.

Ainsi, conformément à l’article 32 du RGPD relatif à la sécurité des traitements, PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT a mis en place :

  • Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et services de traitement
    • Hébergement de la PROXY PAPERS BOX en France
    • Politique des mots de passe
    • Politique de gestion des accès par profil d’habilitation
    • Journalisation des accès
  • Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
    • Mise en place d’une politique de sauvegardes régulières
    • Mise en place d’une redondance des sauvegardes en France
  • Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

L’obligation de sécurité reste toutefois une obligation de moyen c’est-à-dire que nous mettons tout en œuvre pour garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles.

L’ensemble des personnes ayant accès à vos données personnelles a été sensibilisé aux bonnes pratiques en matière de protection des données. Elles sont tenues par une obligation de confidentialité, et s’exposent en cas de non-respect de cette disposition à des sanctions disciplinaires.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?


Concernant vos données de navigation sur la plateforme PROXY PAPERS BOX :

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT conserve l’historique de connexion sur la plateforme PROXY PAPERS BOX pour une durée maximum de 13 mois.

Concernant vos données d’inscription et de création de compte :

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT conserve vos données personnelles nécessaires à l’inscription le temps de la relation commerciale et 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Toutefois, en cas de demande de suppression de compte dans les paramètres de la PROXY PAPERS BOX, votre demande de suppression sera étudiée sous un délai de trente (30) jours. En cas d’acceptation de votre demande, votre compte ainsi que l’ensemble de vos données personnelles seront supprimés immédiatement.

Concernant vos documents confidentiels déposés dans la PROXY PAPERS BOX :

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT s’engage à fournir un service de stockage numérique de vos documents et de vos données (échéances, liens de partage) tout au long de la durée du contrat conclu.

Au terme du contrat, vous disposez d’un délai de 2 mois pour récupérer les documents et données intégrés sur la plateforme en les exportant au format html. A l’issue de ce délai de 2 mois, vous n’avez plus aucun accès à la plateforme. Ses documents et données peuvent alors lui être restitués sur demande écrite de sa part pendant un délai maximum de 6 mois. PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT n’assure plus aucune prestation de conservation au-delà de la période de 8 mois (2 + 6) postérieure au contrat.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?


Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez, en tant qu’utilisateur de la plateforme PROXY PAPERS BOX, des droits suivants concernant vos données personnelles :

  • Droit d’accès : Vous pouvez, à tout moment, accéder à vos données personnelles que nous détenons sur vous. Pour cela, vous conservez la possibilité de nous contacter afin d’accéder à vos données ainsi qu’aux finalités auxquelles elles sont rattachées.
  • Droit de rectification : Si vous remarquez une erreur, un oubli ou une ambiguïté dans vos données personnelles, vous pouvez formuler une demande afin de compléter ou de procéder à une correction, ou une clarification de vos informations personnelles.
  • Droit à l’effacement : Vous pouvez également nous demander la suppression de vos données personnelles.
  • Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez revendiquer la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions : lorsque vous contestez l’exactitude d’une donnée, lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice. Vous pouvez également exiger la limitation du traitement de vos données si le traitement est illicite et que vous ne souhaitez pas procéder à un effacement.
  • Droit à la portabilité : En tant que client, vous avez le droit de recevoir les données vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez également demander que nous transmettions vos données personnelles à un autre organisme.
  • Droit d’opposition : Vous conservez, à tout moment, le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles dans le cadre des activités menées par notre entreprise en ce qui concerne les traitements de vos données basés sur l’intérêt légitime, comme l’envoi des actualités du cabinet par exemple.

Par ailleurs, nous vous informons que vous détenez le droit d’introduire une réclamation devant une autorité de contrôle (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/agir

Afin d’exercer vos droits ou pour toute demande d’informations et/ou contact, veuillez-vous adresser à :

PROXY PAPERS DEVELOPPEMENT – 2 rue de l’industrie – 38760 VARCES ALLIERES ET RISSET

Ou contacter notre référent interne pour toutes questions relatives à la protection des données à l’adresse suivante : Privacy@proxy-papers.fr