Opinion

coût de la numérisation des documents

Le coût de la numérisation des documents

Le coût de la numérisation des documents 1260 840 Proxy Papers

Avec l’innovant service Proxy Papers, quel est le coût de la numérisation des documents pour les entreprises ?

Quel que soit le projet de dématérialisation, il convient de commencer par définir le coût de la numérisation des documents

En effet, Proxy Papers vous présente la réflexion à avoir pour connaitre le budget de la dématérialisation des documents entreprise

Coût de la numérisation des documents

La dématérialisation de vos documents consiste à numériser tous les supports papiers de votre entreprise ou vos dossiers papiers à titre privé en tant que particulier. Les fournisseurs dématérialisent les factures ; les notaires dématérialisent les actes ; les experts-comptables dématérialise les bilans ; les banques dématérialisent les relevés bancaires ; les ressources humaines dématérialisent les bulletins de paie … Et la liste est encore longue ! Finalement, quel est le coût de la dématérialisation ? Peut-on réellement mesurer l’économie humaine et financière ?

Comment définir son projet de dématérialisation ?

L’objectif du « zéro papier » permet de gérer, stocker et partager les documents, et même parfois les authentifier en leur donnant une valeur juridique.

Tout d’abord, il est important de bien définir en amont son projet de dématérialisation, avec la mise en place d’un cahier des charges. Quels sont vos objectifs ?  Ils peuvent être très variés :

  • Recherche d’un gain de temps pour retrouver facilement ses documents ;
  • Un accès rapide et collaboratif aux documents, une facilité de partage des documents ;
  • Un endroit sécurisé pour conserver ses documents ;
  • Une diminution des coûts liés à la gestion du papier …

A chaque projet de dématérialisation existe une solution et un service correspondant.

L’intérêt d’externaliser son projet de dématérialisation ?

Une fois que le projet est bien défini, il peut se poser la question de l’externalisation. Un prestataire peut vous accompagner dans votre démarche, soit en vous proposant une prestation de services pour déléguer la tâche de la numérisation, soit en vous proposant des outils spécifiques et approuvés pour répondre à vos besoins de digitalisation de vos dossiers.

Dans tous les cas, le prestataire sera force de proposition pour vous fournir une méthodologie correspondant à votre projet de dématérialisation. De plus, l’intérêt d’externaliser la dématérialisation est de faire appel à des professionnels, en utilisant des solutions sécurisées.

Enfin, il faudra vérifier les engagements et les responsabilités du prestataire pour voir les garanties qu’il apporte en termes de disponibilité des données, de mesures de sécuriténotamment pour les solutions en mode SAAS – et le respect des normes en vigueur – notamment le Règlement sur la protection des données, ou les hébergements HDS pour les données de santé …

Quel est le ROI de la dématérialisation ?

L’un des objectifs, même si ce n’est pas forcement le principal, est que le projet de dématérialisation permette des économies d’échelles, et donc une réduction des coûts. Quels sont les éléments à prendre en compte pour évaluer le Retour sur Investissement – ROI ? Le ROI est calculé de la façon suivante :

ROI = l’économie engendrée par la dématérialisation – le coût de la mise en œuvre du projet de dématérialisation

Il faut donc commencer par calculer l’économie permise par la dématérialisation, soit l’écart entre le coût des supports papier et le coût des supports électroniques. La plupart du temps, quand le projet de dématérialisation est bien anticipé, calibré et suivi, il permet un gain de temps et d’argent significatif, ainsi qu’un confort supplémentaire dans la qualité du service client.

En conclusion …

Afin de maîtriser le coût de la dématérialisation, il est souvent plus rassurant d’externaliser le suivi du projet avec un prestataire. Encore faut-il se faire accompagner par le prestataire qui réponde aux critères de votre cahier des charges. Le choix d’un prestataire inadapté à votre projet de dématérialisation peut en revanche couter cher.

Le réseau PROXY PAPERS vous propose le service et l’outil de dématérialisation de vos documents. Avec la PAPERS BOX, vos dossiers seront sécurisés et accessible à tout moment. Avec les gestionnaires PROXY PAPERS, vous serez conseillé et accompagné dans la gestion administrative et plus spécifiquement avec une méthodologie de numérisation. Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter le manager de l’agence proche de chez vous.            

numérisation des documents et RGPD

RGPD et dématérialisation des documents

RGPD et dématérialisation des documents 1260 840 Proxy Papers

Proxy Papers, un service de numérisation des documents et RGPD

Quelles obligations entre la numérisation des documents et RGPD

Optimex data

numérisation des documents et RGPD

De nos jours, la dématérialisation en entreprise est rentrée dans les mœurs. La gestion de la relation commerciale – prospects / clients – se fait sur des logiciels en mode SAAS – accès via internet ; les échanges de documents commerciaux : devis, factures, contrats … se font via des plateformes en ligne ou par e-mails ; les réunions se font en visio-conférence ; les bulletins de paie sont déposés aux salariés sur des espaces en ligne…

Une entreprise qui évolue est une entreprise qui a pris de virage du numérique. C’est à dire de la dématérialisation pour l’échange, le stockage et la conservation des données. Une myriade de solutions et de prestataires existe sur le marché de la dématérialisation à destination des professionnels. Au-delà des logiciels métiers, conçus et spécialisés pour des secteurs d’activités précis, il existe aussi des solutions de numérisation. Il se pose alors 2 questions : on choisit un produit ou un service ? la solution est-elle conforme au Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD ?

Dématérialisation : On choisit un produit ou un service ?

Les entreprises ayant enclenché un projet de dématérialisation se concentrent souvent sur le choix de l’outil pour dématérialiser ; les documents papier à classer et les archives à conserver. Mais pour cela, il est important d’avoir une méthodologie précise pour éviter de perdre du temps inutile à l’étape de la numérisation.

En effet, dans le projet de dématérialisation des documents administratifs, il est préférable de choisir un produit qui propose un service pour vous accompagner dans les procédures pour scanner les papiers. Certains prestataires peuvent également connaitre les obligations en matière de prescriptions légales et vous conseiller sur les documents à conserver et ceux que vous pouvez détruire.

Enfin, un service d’assistance administrative propose un réel accompagnement pour être à vos côtés tout au long de la mise en place du projet de dématérialisation, mais également après pour assurer la continuité de la démarche.

En résumé, optez plutôt pour une solution qui vous propose un service et un produit ; pour gagner en sérénité sur votre transformation numérique et réussir votre projet de dématérialisation.  

Dématérialisation : Conformité au Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD ?

Avant toute contractualisation avec votre prestataire, il est vivement recommandé de vérifier sa conformité au regard du Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD. En tant que donneur d’ordre – Responsable de traitement dans le RGPD, vous devez vous assurer que le prestataire – Sous-traitant dans le RGPD – vous garantisse des mesures suffisantes en matière de protection des données en vérifiant les points suivants :

  • La présence dans le contrat d’une clause expliquant leur responsabilité et les moyens mis en œuvre pour sécuriser les données qu’ils traitent pour votre compte ;
  • Le lieu de l’hébergement de vos données, pour les logiciels en mode SAAS. Les transferts en dehors de l’Union Européenne doivent être strictement encadrés. Il est donc préférable de choisir un hébergement en France ou au sein de l’Union Européenne ;
  • Les fonctionnalités de l’outil doivent vous permettre de respecter vos obligations en matière de droits des personnes et de protection des données. Il existe souvent un guide des bonnes pratiques ou une notice d’information RGPD ;

Dématérialisation : les avantages ?

Un projet de dématérialisation se réfléchit en amont pour choisir au mieux le prestataire qui vous accompagnera dans votre démarche. A l’avenir, votre entreprise pourra décharger sur la gestion administrative, sécuriser les échanger avec vos clients, salariés et tiers, garantir une sauvegarde et un stockage de vos données en toute confiance et surtout gagner du temps lorsque vous recherchez un document.

Les avantages sont multiples, sous réserve de mettre l’accent sur service et de vérifier la conformité de vos prestataires. Pour en savoir davantage … commencez par consulter un gestionnaire Proxy Papers !

stockage des données personnelles

Après avoir dématérialisé … où stocker ?

Après avoir dématérialisé … où stocker ? 1260 840 Proxy Papers

La Papers Box, une solution intuitive et simple d’utilisation pour le stockage des données personnelles et entreprises

Quels enjeux quant au choix du service de stockage des données personnelles professionnelles

Un service de stockage des données personnelles conforme au RGPD.

Stockage des données personnelles

Particuliers, indépendants, entreprises … aujourd’hui, tout le monde dématérialise. On numérise ses papiers ; nos factures nous sont livrées par mail au format numérique ; on prend nos photos depuis nos mobiles … Mais la question à se poser est : où stocker nos données numériques ?

En effet, il ne suffit pas de dématérialiser, faut-il encore un support pour classer, archiver.

Pendant longtemps, le choix était évident. A l’ère du support physique, disques durs et serveurs se partageaient la tâche. Et pour la mobilité, disquettes, CD puis clés USB se sont succédés.

Mais l’avènement du Cloud a tout bouleversé. Initialement dédiée aux sauvegardes de sécurité, la sauvegarde en ligne est devenue la nouvelle norme. Mais de quoi s’agit-il en réalité ? Tout simplement, enregistrer et stocker vos données privées et / ou professionnels sur des serveurs hébergés.

Sécurité, faible coût, mobilité, simplicité … Les internautes y trouvent leur compte, et les offres sur le marché sont légions. Mais comment choisir sa solution de stockage ? Les pistes de réflexion …

Projet et besoin

En toute logique, il s’agit de la vraie question à se poser : qu’est-ce qui motive votre projet de dématérialisation. Quelques exemples :

  • La dématérialisation de vos archives pour garantir leur pérennité;
  • Faciliter le partage et l’échange de documents privés ou au sein de l’entreprise ;
  • Optimiser vos coûts et les temps liés au tri, au classement, à la recherche et au stockage de vos documents ;
  • Adopter une stratégie 0 papiers dans le cadre d’une démarche environnementale;

Votre besoin définira les fonctionnalités principales dont vous aurez besoin, et donc la solution choisie. Que vous mettiez l’accent sur la sécurité, le partage, le classement … ou des fonctionnalités plus pointues tel que l’édition en ligne, le versioning ou encore l’échange ; à chaque besoin(s), un produit !

Simplicité et utilisateurs

C’est un point particulièrement important. En parallèle des fonctionnalités comme vu ci-dessus, il faut considérer le ou les utilisateur(s). Tout le monde ne dispose pas des mêmes compétences face aux outils numériques. D’autre part, il est inutile d’équiper un particulier, un artisan ou encore un médecin d’une solution GEDgestion électronique des documents entreprises.

Pourquoi ? Tout simplement parce que l’outil finira par leur sembler bien obscure ou trop complexe. Il ne sera pas ou peu utilisé et le projet de dématérialisation sera un échec.

La convivialité, l’intéractivité et la fluidité de l’outil sont à prioriser lors de sa recherche d’un espace de stockage en ligne. Et heureusement, on trouve désormais de nombreuses solutions de qualité, complètes et intuitives à un coût abordable.

Sécurité et règlementation

Grand thème de notre temps : la sécurité. En effet, les données sont prisées sur le marché. Encore aujourd’hui, beaucoup d’hébergeurs sans scrupules continuent de proposer des solutions peu sécurisées ou pire ; commercialisent les données confiées par leurs clients.

Le règlement européen à la protection des données – RGPD tend à mettre de l’ordre sur ce marché. Mais la versatilité du web rend la tâche longue et fastidieuse

On constate néanmoins que les sociétés qui émergent sont généralement celles qui s’inscrivent dans une démarche de conformité ; et de confiance vis-à-vis de leurs utilisateurs.

Ainsi, il ne faut pas hésiter à bien vérifier la conformité au RGPD, mais également les politiques de protection de données et cookies des services web que vous projetez d’utiliser pour stocker vos données. Parcourir les CGV ou CGU ne suffit plus …

En effet, la pire des erreurs serait de vous concentrer sur le coût de l’outil. En particulier si vous êtes un professionnel ou une entreprise. Données sensibles, données personnelles clients collectées, secret professionnel … Le risque est élevé pour votre activité et votre réputation. En effet, en cas de piratage ou de mauvais usage des données confiés par l’hébergeur, votre responsabilité peut être engagée …

Alors pour rester serein, faite de la sécurité la question principale qui animera votre réflexion !

Indépendance !

Nombre de prestataires web proposent en marge de leurs services principale le stockage des données personnelles en ligne. On retrouve cette tendance dans des secteurs variés tels que les services financiers, d’assurance, de conseil ou encore d’actualité.

Gardez en tête que vos données ont une valeur. Pour vous, mais aussi pour les entreprises qui basent leurs stratégies sur des statistiques. Et ces statistiques sont malheureusement souvent bâties à partir de données personnelles collectées sur le web

Comme vu plus haut, vous avez des droits, et les hébergeurs des obligations. Le RGPD les définit. Mais, droits et obligations ne sont pas toujours respectés.

Pour éviter tout usage commercial, statistique ou frauduleux de vos données ; pour en conserver la pleine propriété ; et pour être certain d’une confidentialité totale, nous ne pouvons que vous conseiller de sélectionner un fournisseur de service indépendant, neutre et spécialisé

Coûts et budget

En général, le digital est attractif d’un point de vue financier. Ainsi, particuliers comme entreprises y voient un moyen de faire des économies. Néanmoins, quand il s’agit de stockage et de données, il faut bien réfléchir.

En effet, des notions importantes telles que la sécurité, la pérennité ou la confidentialité sont engagées. Donc surtout, ne vous laissez pas aveugler par des offres (quasi) gratuites ! Regardez, comparez et sélectionnez en fonction votre outil selon le rapport qualité / prix certes, mais aussi les engagements du fournisseur.

A noter que si le prix ne doit pas dicter le choix, il est tout de même possible (et conseillé) d’arbitrer. Ainsi, il convient de veiller à …

  • Prendre un stockage en phase avec vos besoins, et évolutif pour ne pas payer 3 fois plus d’espace que vous en utilisez ;
  • Ne pas souscrire à des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin, pour ne pas payer pour rien ;
  • Parcourir les conditions de désabonnement pour ne pas avoir à payer pour récupérer vos données, ou pour un service que vous n’utilisez plus …

Support utilisateur

Si ce point peut sembler superflu, il n’en reste pas moins important. En effet, le numérique prend de plus en plus de place au quotidien. Conséquence : plus on se sert d’outils numériques ; plus on fait face à des problèmes d’utilisation.

FAQ, tutoriels, manuels … se former ou tout simplement utiliser peu n’est pas forcément une mince à faire … Il est donc nécessaire de s’assurer que l’on bénéficiera d’un support utilisateur disponible, réactif, et de qualité.

Pour les TPE – PME qui auront un usage souvent quotidien et courant de l’outil, il s’agit d’une condition sinequanone. Au-delà, des formations seront parfois nécessaires lors de la mise en place. En effet, l’intégration de solutions numériques a pour objectif de faire gagner du temps et simplifier les procédures ; ce serait un paradoxe de perdre en productivité en raison d’un outil dont on ne maîtrise pas le fonctionnement …


Particulier, professionnel ou entreprise, le choix de son service de stockage est donc un sujet sensible. Fonctionnalités, sécurité, RGPD, neutralité, engagement sont autant de sujets à considérer. Il est donc important d’avoir une réflexion poussée avant d’arrêter son choix.

Proxy Papers, spécialisé dans les travaux de numérisation des documents vous accompagne dans votre démarche ; et vous propose de découvrir la Papers Box, une solution complète, souple, intuitive et économique, à usage privé et pro / entreprise. Pour en savoir plus … Contactez un gestionnaire !

prestataire en numérisation

Pourquoi externaliser la dématérialisation des documents en entreprise …

Pourquoi externaliser la dématérialisation des documents en entreprise … 1260 840 Proxy Papers

Proxy Papers, un prestataire en numérisation, un service innovant et professionnel de dématérialisation des documents.

Ainsi, quels d’externaliser ses projets de dématérialisation entreprise à un prestataire en numérisation.

Les services de numérisation des documents entreprise Proxy Papers sont conformes au RGPD. En effet, tous nos protocoles sont pensés selon la conformité au règlement européen.

Quelle que soit la motivation, c’est devenu une étape obligatoire pour les TPE-PME, il faut dématérialiser. Mais ce n’est pas si simple, la démarche doit être murement réfléchie.

Il ne s’agit pas de décider un matin de tout numériser, mais de définir sa stratégie numérique.

Pour commencer, il faut considérer les archives. Le mélange papier / numérique fait rarement bon ménage en termes d’organisation. Ensuite, il faut mettre en place des process pour la suite : classement, intervenants, partage, flux … Plus la structure est importante, plus il est nécessaire de protocoliser. Enfin, l’ultime étape … où stocker ? RGPD, coûts, fonctionnalités … sont autant de questions à se poser … et solutionner.

Cette réflexion est complexe, et nécessite compétences et connaissances, et donc des conseils. Les dirigeants et entrepreneurs avant de s’y aventurer ont tout lieu de se rapprocher d’un professionnel de la numérisation pour garantir le succès de leur projet de dématérialisation.

Les raisons et avantages à confier des projets de dématérialisation à un prestataire en numérisation.

La première raison : le temps. Les archives sont souvent volumineuses, les procédures et organisations longues à mettre en place. Les TPE – PME disposent rarement des ressources nécessaires en interne pour réaliser cette tâche sereinement. S’ils s’y tentent, elle sera effectuée au détriment des tâches quotidiennes, et donc de la productivité. L’externalisation est une alternative saine, permettant d’arbitrer les coûts sans nuire à l’efficacité des équipes.

Vous confiez la mission de numérisation à vos équipes ? Elles vont s’empresser de terminer pour retourner à leurs tâches principales. Et c’est logique, vos salariés ont un objectif de productivité. C’est la notion de qualité qui va s’en trouver affectée. Le spécialiste de la numérisation quant à lui connait son métier. Il va adopter une démarche par étape, pour garantir la qualité de sa prestation, mais aussi ne pas bouleverser l’organisation de l’entreprise du jour au lendemain. En effet, la dématérialisation ne doit pas être vécue comme une obligation, mais un accompagnement …

Un projet de dématérialisation ne se résume pas à numériser à la volée ! Il s’agit de trier, classer, versionner, vérifier, paramétrer … Cette démarche est compliquée, voir obscure pour un non-initié. Un prestataire en numérisation vous garantira une démarche professionnelle et complète, qualitative et rapide.

Dans la continuité du point précédent, le prestataire va vous accompagner dans une démarche de dématérialisation globale. En effet, en partant de la numérisation des documents administratifs de l’entreprise, il va vous guider vers une GED. La gestion électronique des documents, c’est l’implémentation d’une nouvelle organisation, bâtie à l’aide d’outils numériques. Diffusion et partage de l’information, workflow, processus de décision … Il s’agit de gagner en simplicité et en efficacité au support du digital, de l’automatisation et de la mobilité de l’information. Enjeu majeur de la transition numérique … il est vivement conseillé de se faire accompagner par un expert !

Un professionnel de la numérisation va vous conseiller et vous assister dans le choix de vos services de stockage et gestion des documents. Et ce n’est pas un détail. En effet, il faut considérer vos besoins, les fonctionnalités nécessaires, vos budgets, mais aussi les législations et réglementations – Et en particulier le RGPD. Le spécialiste vous proposera des solutions qu’il connait et maîtrise ; des solutions à la fois adaptées à vos besoins et reconnues, qui sécuriseront votre démarche.

De nouveaux outils, de nouveaux process, une nouvelle organisation … Il faut appréhender leur mise en place et leur assimilation Pour cela, vous comme vos équipes aurez besoin d’une formation et de support. La réussite du projet tient à l’implication de tous – et parfois même des intervenants extérieurs. En externalisant et choisissant de vous faire accompagner, vous bénéficiez d’une formation complète et par étape. De plus, votre prestataire assurera une assistance sur le long terme, au gré de vos besoins …

Le numérique et la dématérialisation sont chaque jour plus réglementés. RGPD, LIL, loi El Khomri … définissent les droits et obligations. S’y ajoutent évidemment les attentes des clients et fournisseurs; et bien sûr, le sujet de la sécurité informatique est prioritaire dans l’entreprise. Nous l’avons vu plus haut, un expert vous conseillera dans le choix de la solution de stockage, mais également dans la conformité des procédures et traitements à mettre en place !

Enfin lorsque l’on se lance dans un projet de dématérialisation, on pense archives, on pense organisation future, mais pense t’on forcément aux numérisations futures? En effet, quoi que l’on fasse, il restera ‘du papier’ ! Certes le défi est de minimiser au maximum le volume, mais l’objectif ZERO PAPIER est encore utopique … Et qui va s’en charger ? Vous ? Vos équipes ? Un stagiaire ? Si vous avez confié le projet initial à un professionnel, il restera disponible – à la demande ou de façon régulière – pour mettre à jour vos archives et bibliothèques documentaires numériques ; et vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre métier, votre activité sereinement !

Il est donc évident que face à l’ampleur de la tâche, aux réglementations et aux enjeux … Mieux vaut éviter de se lancer seul ! Les gestionnaires Proxy Papers vous accompagnent avec pédagogie et sérieux dans votre démarche. Plaçant l’humain au cœur de la numérisation, ils vous conseillent et assistent pour simplifier la gestion de votre activité au quotidien !

dématérialisation de documents en entreprise

La dématérialisation pour les pme, quels enjeux ?

La dématérialisation pour les pme, quels enjeux ? 1260 840 Proxy Papers

Proxy Papers, un service innovant et professionnel de dématérialisation de documents en entreprise

Quels enjeux et objectifs à numériser les documents de l’entreprise.

Un service de dématérialisation des documents en entreprise conforme au RGPD.

Dématérialisation de documents en entreprise

Indépendants et TPE comme entreprises, aujourd’hui tous font face à la dématérialisation. Administrations, fournisseurs, expert-comptable … l’ensemble des intervenants l’exigent, ou l’imposent. Et c’est une bonne chose ! En effet, la transition numérique a été, et reste une opportunité pour les professionnels comme pour les sociétés.

La preuve ? Plus de 80% des entreprises en croissance sont celles qui ont réussi leur transition numérique ! Efficacité, sécurité, qualité … le digital transforme, et dans le sens positif du terme, dans le sens de l’innovation.

Cela commence par la dématérialisation. Pour être exacte, la dématérialisation des documents : contrats, factures, bulletins de salaire, déclarations sociales et fiscales, tableau de bord, documentations commerciales … En effet, c’est la numérisation des documents administratifs de l’activité rendra possible dans un second temps la dématérialisation des échanges et des process internes.

Mais en quoi la dématérialisation est une opportunité pour les TPE – PME ? Quels sont les impacts sur l’entreprise ? Ses enjeux ?

Centralisation et gestion simplifiée de l’information

La numérisation des documents permet tout d’abord de rassembler l’information, et de fait l’organiser, la structurer. La logique veut que les données soient centralisées sur un même support, qu’il soit physique ou digital. Et s’il est digital, l’information devient alors mobile, ce qui simplifie largement sa gestion. De quelle manière ?

  • Les intervenants ont un accès rapide à l’information, où qu’ils se trouvent ;
  • Le partage et la diffusion de l’information sont à la fois simplifiés, et sécurisés ;
  • Les flux et partages sont traçables, et le suivi des documents rigoureux ;

Ainsi, le dirigeant et ses équipes gagnent en efficacité et en réactivité ! Résultat : un gain de temps conséquent au quotidien, et un recentrage serein sur le métier et l’activité.

La notion de sécurité …

Le format numérique continue de susciter des craintes. Néanmoins, s’il est appréhendé de la bonne manière, il s’avère au contraire fortement sécurisant. En effet, éditeurs comme développeurs n’ont de cesse d’améliorer le niveau de sécurité de leurs serveurs et applicatifs web. Pour quelles raisons ? Rassurer et fidéliser leurs utilisateurs, et en séduire de nouveaux ! Dans le même temps, les technologies ont permis la création de nombreux outils visant à numériser, contrôler, automatiser … les tâches. Et de fait, pallier aux failles induites par l’intervention humaine. Les principaux exemples :

  • La numérisation de vos documents garantie leur pérennité, notamment en cas de sinistre ou de perte;
  • Le stockage numérique assure le respect des obligations légales de conservation: bulletins de paie, déclarations fiscales …
  • Le digital permet une mise à jour globale des bibliothèques documentaires. C’est-à-dire que l’ensemble des intervenants bénéficient des dernières (et anciennes) versions en temps réel ;
  • La mise en place de procédures et tâches automatisées minimise le risque d’erreur;

Ainsi, il est clair que dans le cadre d’une démarche réfléchie et documentée, la dématérialisation est synonyme de confiance et sécurité pour l’entreprise. Des notions importantes vis-à-vis des clients, partenaires mais aussi de la législation …

La dématérialisation de documents en entreprise : des économies ?

Un atout qui a tout pour séduire les dirigeants : la réduction des coûts. Avec l’amélioration de la productivité, il s’agit du leitmotiv de l’entreprise. Et c’est sur cette notion que la dématérialisation des documents prend tout son sens. En effet, les nouvelles technologies sont synonymes de réduction des ressources, des temps, de l’effort … et donc des budgets. Mais alors, quelles économies ?

  • Comme vu plus haut, la dématérialisation simplifie et automatise tâches et gestion. Ainsi, dirigeants et équipes gagnent en efficacité. Ce qui dans la pratique se traduit par une économie de temps;
  • Il s’agit aussi d’économie d’espace : terminé les encombrants classeurs, papiers, cartons, racks … Les documents numérisés ne prennent pas de place !
  • Enfin, de façon très pragmatique, la dématérialisation des documents permet une forte baisse des dépenses en fournitures administratives: papier, enveloppe, frais d’impression, envois courrier … de quoi ravir vos budgets !

Et une démarche environnementale …

Enfin, la dématérialisation des documents s’inscrit dans une démarche environnementale. Cette prise de position éthique est importante pour les TPE-PME. Appréciée par les équipes en interne, elle est plébiscitée par les clients. S’impliquer dans le développement durable est vendeur, en plus d’être humain. Pourquoi se priver d’un tel atout ?


En conclusion, la dématérialisation des documents permet de gagner en efficacité, traçabilité, réactivité et sécurité tout en réduisant les coûts. Grâce à la numérisation, TPE-PME peuvent se réinventer au travers d’une démarche d’amélioration et d’innovation.

De plus, cette démarche créée un environnement plus serein au sein de l’entreprise et en parallèle améliore son image auprès des intervenants extérieurs. Alors, qu’attendez-vous pour commencer ? Commencez par contacter un gestionnaire Proxy Papers !

Aide administrative particuliers et professionnels

Proxy Papers révolutionne l’assistance administrative

Proxy Papers révolutionne l’assistance administrative 960 640 Proxy Papers

Aide administrative particuliers et professionnels

Aide administrative particuliers et professionnels

A une époque où tout va plus vite, nos habitudes de vie se sont transformées, et nos besoins ont changés. La plupart des services ont dû s’adapter, se réinventer. Proxy Papers, c’est le pari fou de révolutionner les services d’aide administrative pour les particuliers et les professionnels. C’est la volonté d’employer de nouvelles ressources et technologies, pour simplifier le quotidien.

Tour d’horizon sur un service inédit et convivial, destiné à tous.

Numérique et Papers Box

La gestion administrative aujourd’hui ne se résume plus à remplir des imprimés ou préparer des courriers. Emails, formulaires en ligne, téléchargement, cloud et disques durs ont transformé la gestion privée et professionnelle.

La question est : est-ce plus rapide qu’avant ? Plus simple ? Pas forcément !

Sans une organisation rigoureuse, on finit par en avoir un peu partout : boite mail, étagère, disques durs externes … et finalement on passe encore plus de temps à tout chercher, et se demander comment envoyer !

Avec la Papers Box de Proxy Papers, tous vos papiers sont rassemblés, classés, prêts à être annexés à un dossier et peuvent être partagés de toutes les manières possibles. Vos papiers devenus accessibles et mobiles, vos tâches administratives sont donc considérablement réduites … et simplifiées !

Une véritable révolution au quotidien, et surtout du temps gagné …

On s’interconnecte !

Proche en situation de dépendance, les enfants qui partent faire leurs études, demande d’emprunt, transaction immobilière … à chaque projet ou sujet, un proche ou un contact avec qui échanger (des papiers).

Proxy Papers prend en compte cet état de fait. En effet, la gestion administrative aujourd’hui ne se résume pas à trier, classer, remplir ou préparer des papiers. Les besoins en matière de communication ont changé, il faut pouvoir partager rapidement et simplement

La Papers Box vous permet de partager ponctuellement des documents et données. Mais le service va plus loin ! Vous pouvez prendre la main (ou la donner) sur tout ou partie des documents d’un tiers … Une opportunité non négligeable dans bien des situations privées et professionnelles. A fortiori quand les personnes ne sont pas à côté …

Une assistance administrative qui vous permet de vous interconnecter (en toute sécurité et dans le respect des réglementations), c’est l’engagement Proxy Papers.

On le fait pour vous !

Soyons honnêtes, on a tous ouvert un compte chez un hébergeur avec la ferme intention d’y télécharger TOUTES nos données. Sécurité, mobilité, simplicité … Chacun a ses raisons. Mais posons-nous la question, qui s’y est réellement tenu ?

Réponse : presque personne … Entre priorités et impératifs, l’énergie vient à manquer et au bout de quelques semaines, et on finit par abandonner (sans s’en rendre compte) cet ambitieux projet. Certes, on sait que c’est mieux et plus simple … mais surtout, on s’aperçoit qu’on n’a pas temps de tout scanner.

Avec Proxy Papers, votre gestionnaire le fait pour vous ! Régulièrement, il se rend à votre domicile ou votre bureau pour dématérialiser tous vos papiers. Ainsi, vous adoptez la gestion numérique sans perdre des heures chaque mois à numériser.

Il s’agit d’une assistance qui s’inscrira dans votre projet de vie, ou dans l’organisation de votre entreprise.

S’inscrivant dans une démarche environnementale autant qu’humaine, Proxy Papers révolutionne l’assistance administrative en plaçant le numérique au cœur de son service, et au service du bien-être ! Il ne vous reste plus qu’à révolutionner à votre tour votre quotidien, pour cela, il suffit de contacter votre gestionnaire de proximité !

Proxy Papers, un service d'aide administrative aux personnes âgées

Aide administrative aux personnes âgées

Aide administrative aux personnes âgées 1564 820 Proxy Papers

Avec l’âge, certaines choses deviennent plus fastidieuses … cela peut être se déplacer, entretenir son logement ou encore s’occuper de ses papiers. Le tout numérique a amplifié cela. On peut demander de l’aide à ses proches, mais ils ont aussi leurs vies : emploi, enfants, papiers … et il est normal de vouloir conserver son autonomie aussi longtemps que possible. Alors quelles solutions ?

Les services à la personne …

… apportent des réponses lorsque l’on a à faire face à cette transition : ménage, repassage, jardinage, courses, repas … l’aide à domicile permet de se décharger de tâches qui deviennent fastidieuses, fatigantes et souvent à des tarifs abordables grâce à la déduction fiscale de 50%. En parallèle de ces services ‘matériels’, se sont développés les services d’ aide administrative aux personnes âgées : gestion du courrier & des factures, classement des papiers ou encore aide aux démarches administratives … en support & en parallèle à ces services existe un service à la personne d’assistance administrative inédit : Proxy Papers !

Aide administrative aux personnes âgées

Il s’agit pour un gestionnaire de venir à votre domicile, trier vos papiers, les numériser, les classer sur un espace en ligne privé et sécurisé où sont accessibles vos documents pour vous comme pour vos proches en quelques clics depuis un ordinateur et programmer des alarmes pour les échéances à venir. Classés par thèmes, les papiers : factures, impôts, pensions, logement, banque … numérisés sont sécurisés et consultables, les alarmes quant à elles assurent de ne plus oublier une échéance de paiement, de fin de contrat ou l’envoi d’une déclaration.

Ce service d’aide administrative aux personnes âgées qui place l’humain au cœur du digital permet aux seniors, qui n’ont pas forcément de grandes facilités avec le numérique, d’y faire face avec sérénité et de s’assurer une simplification de leur gestion privée tout en conservant leur autonomie face aux papiers !

Et pour la suite …

Et tôt ou tard, il faudra bien finir par transmettre sa gestion privée à un ou plusieurs de ses proches, car il sera devenu trop compliqué de s’en occuper. Avec l’aide administrative aux personnes âgées proposée par Proxy Papers, les proches se verront largement faciliter la reprise de votre gestion administrative !

Tous vos papiers seront numérisés et classés par thème, mis à jour régulièrement par votre gestionnaire et ils sauront sans mal ce qu’ils doivent faire sans y passer des heures. En plus, ils pourront s’occuper de votre administratif de chez eux, de leur travail … simplement en se connectant à votre espace, évitant les déplacements pour retrouver un papier perdu ou s’occuper d’une formalité de dernières minutes … et vous rendrons visite pour passer du temps avec vous, plutôt qu’avec vos papiers !

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Reconnu Service à la personne, Proxy Papers ouvre droit à une déduction fiscale de 50% des sommes versées.

Proxy Papers, un service à la personne senior

Service à la personne senior

Service à la personne senior 1563 820 Proxy Papers

Tôt ou tard, d’une façon différente et à un degré différent, nous sommes tous confrontés à la perte d’autonomie d’un proche. Il s’agit d’une étape normale de la vie, tant pour nos proches qui font face à la dépendance que pour celui ou celle qui les accompagne. Et comme toutes les étapes de la vie, cette transition connait ses difficultés.

UN ACCOMPAGNEMENT

Accompagner nos proches face à la perte d’autonomie, de quoi s’agit-il ? Cela dépend de chaque situation, chaque profil mais de façon générale, il s’agit de trouver un logement adapté, s’occuper des courses, des sorties, du ménage … et dans certaines situations, plus difficiles, de soins ou d’aide pour les gestes simples de la vie tel que s’habiller, se laver … Et s’il est une constante, accentuée depuis plusieurs années par la transition numérique, il s’agit de l’aide administrative, l’assistance avec les papiers.

S’il apparaît comme une évidence de s’occuper de nos proches face à cette étape de la vie, il n’en reste pas moins que cela s’avère une charge importante à gérer, qui demande beaucoup de temps & d’efforts, en plus de ses propres responsabilités : foyer, travail, enfants, courses

UN SERVICE A LA PERSONNE SENIOR

En complément des services sanitaires, les services à la personne ont apporté une réponse à cet état de fait : entretien du domicile, courses, livraisons de repas, gestion du courrier … un éventail de services pour répondre à tous les besoins, maintenir au maximum l’autonomie des personnes et décharger leurs proches autant que faire se peut des tâches du quotidien au bénéfice de la qualité du temps passé, de la relation humaine.

Le service Proxy Papers s’inscrit également dans la lignée du service à la personne senior en proposant un service d’aide administrative au bénéfice de la sérénité & du temps libre pour les personnes en situation de perte d’autonomie comme pour leurs proches …

FINI DE COURIR APRES LES PAPIERS …

En effet, s’occuper des papiers d’une personne n’est pas une mince à faire : il s’agit de comprendre & s’occuper d’une gestion privée qui s’étend sur plusieurs dizaines d’années composée de dossiers remplis de documents plus ou moins classés mais aussi de prendre en charge les nouveaux papiers : factures, impôts, pensions, loyers … résultat : des courriers tout le temps, sans trop savoir à quoi cela correspond ! Et ne parlons pas du ‘papier qui manque’, des heures à le chercher pour finalement contacter l’émetteur qui mettra des jours à le renvoyer.

Proxy Papers propose une alternative simple qui facilite la gestion privée : un gestionnaire de données se rend au domicile de la personne, trie ses papiers, les numérise puis les classe sur un espace privé & sécurisé en ligne. Enfin, il prend soin de paramétrer des accès à ses proches qui s’occupent désormais de sa gestion privée et revient régulièrement pour mettre l’espace à jour avec les nouveaux papiers …

Ainsi, quel que soit le motif ou le besoin, lorsqu’ils s’occupent du courrier, doivent remplir un dossier ou encore faire une déclaration, les proches n’ont qu’à se connecter à l’espace en ligne depuis leur pc ou smartphone pour retrouver en quelques clics les documents ou informations dont ils ont besoin. Terminé de courir en fin de journée au domicile du parent ou de passer son week end à chercher dans les dossiers, tout est à portée de clic. En plus, le gestionnaire paramètre des alarmes pour prévenir des échéances à venir : déclaration d’impôts, échéance de facture ou fin d’abonnement, plus de surprise de dernière minute, vous êtes averti à l’avance et avez tout le temps de gérer cela tranquillement !

Ainsi, le service à la personne senior Proxy Papers assure une transition facile de la gestion privée de la personne en perte d’autonomie à ses proches. Ils peuvent ainsi reprendre sans difficulté leur gestion administrative sereinement, sans y passer des heures, et leur rendre visite sans simplement pour passer du temps avec eux !

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Proxy Papers service à la personne d'assistance administrative à domicile

Des papiers … il y en a partout tout le temps !

Des papiers … il y en a partout tout le temps ! 1563 820 Proxy Papers

Les papiers, on en reçoit tous les jours, on nous en remet au travail, à l’école quand on va chercher les enfants et même … on en reçoit par mail qu’on va imprimer pour classer dans un dossier qui finira sur l’étagère !

Que de temps passé …

… la tête dans les papiers ! Tâches ménagère, jardin, entretien des véhicules, travail, enfants et parfois les parents dont il faut s’occuper, et quand la journée est terminée il faut encore s’occuper de trier les Papiers !

L’émergence des services à la personne a amené les particuliers à externaliser le jardinage, le bricolage, le ménage, la garde des enfants … mais les papiers, c’est généralement réservé aux personnes faisant face à la perte d’autonomie.

Pourtant, cela s’avère être une des tâches les plus chronophage du foyer, et peut être la plus stressante !

L’assistance administrative …

Est aujourd’hui souvent limitée à remplir des formulaires et préparer des courriers, généralement pour des paiements de facture … est-ce le plus long ? les plus compliqué ? Les besoins des ménages ont aujourd’hui beaucoup évolué, le travail de classement est de plus en plus complexe, et quelle que soit la situation ou le projet … le nombre de dossiers à préparer, d’informations & documents à fournir, de justificatif à donner … va crescendo ! Résultat : stress & agacement et grosses pertes de temps.

Alors une assistance administrative réinventée …

Proxy Papers a identifié ce besoin et développé un service à la personne qui décharge les foyers de la charge des papiers à la base ! En triant, regroupant et classant sur un espace en ligne tous les papiers du foyer, le service décharge les particuliers d’une lourde tâche, mais leur assure également un support au quotidien face à tous les événements de la vie. Ils ne passeront plus des heures à chercher dans leurs bureaux les informations ou documents dont ils ont besoin, tout est bien classé sur leur espace, sécurisé, accessible.

De plus, le service permet une gestion numérique, limite au maximum le nombre de courriers en permettant des envois & partages numérisés, rapides, écologiques, simples.

Alors oui, Proxy Papers réinvente l’assistance administrative, répondant aux besoins & attentes des foyers face à la transition numérique, assurant un service sur le long terme … et tout ça en leur faisant gagner du temps libre !

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Proxy Papers, service de numérisation des papiers des particuliers

Proxy Papers, on numérise

Proxy Papers, on numérise 1561 818 Proxy Papers

Nos gestionnaires de données trient & classent vos papiers, pourquoi ? Vous faire gagner en sérénité au quotidien & gagner du temps … mais ils ne classent pas dans des dossiers ou classeurs mais dans un espace en ligne privé, plus simplement, un logiciel en ligne connecté à un Cloud sécurisé. Pour cela, ils réalisent un service de numérisation de vos papiers …

Numériser, c’est sécuriser !

En numérisant vos documents : revenus, banque, assurances, abonnements … les gestionnaires garantissent leur longévité ! En effet, plus de détérioration à cause d’un sinistre ou du fait du temps passant, plus de perte ou de vol. Au format numérique, stockés dans des serveurs en France, vos papiers sont protégés de toute type de dégradation et … de négligence, des années après, au moindre besoin, vous pouvez les retrouver et le consulter en quelques clics !

Numériser, c’est faciliter !

Avoir recours à un service de numérisation de vos documents, c’est un support au quotidien : à l’époque du tout numérique, rassembler vos papiers au format numérique vous permet de faciliter votre gestion privée. Vos documents quels qu’ils soient deviennent accessibles à n’importe quel moment où que vous soyez, vous permettant de faire face sereinement aux situations & aléas du quotidien.

Mais au-delà, le format numérique permet un classement de qualité qui vous permet de retrouver facilement vos documents et d’en faire un bon usage au bon moment, sans avoir à farfouiller dans 1000 dossiers et 20 tiroirs avant de vous résoudre à contacter l’émetteur car vous ne le trouvez plus !

Votre gestion au quotidien, qu’il s’agisse de préparer vos courriers, faire une déclaration fiscale ou encore une demande de prêt gagne en facilité et pour vous … c’est du temps gagné !

Alors n’attendez pas d’être contraints à numériser … choisissez dès maintenant de confier cette tâche à des gestionnaires de données, intégrez le simplificateur privé à votre quotidien !

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