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coût de la numérisation des documents

Le coût de la numérisation des documents

Le coût de la numérisation des documents 1260 840 Proxy Papers

Avec l’innovant service Proxy Papers, quel est le coût de la numérisation des documents pour les entreprises ?

Quel que soit le projet de dématérialisation, il convient de commencer par définir le coût de la numérisation des documents

En effet, Proxy Papers vous présente la réflexion à avoir pour connaitre le budget de la dématérialisation des documents entreprise

Coût de la numérisation des documents

La dématérialisation de vos documents consiste à numériser tous les supports papiers de votre entreprise ou vos dossiers papiers à titre privé en tant que particulier. Les fournisseurs dématérialisent les factures ; les notaires dématérialisent les actes ; les experts-comptables dématérialise les bilans ; les banques dématérialisent les relevés bancaires ; les ressources humaines dématérialisent les bulletins de paie … Et la liste est encore longue ! Finalement, quel est le coût de la dématérialisation ? Peut-on réellement mesurer l’économie humaine et financière ?

Comment définir son projet de dématérialisation ?

L’objectif du « zéro papier » permet de gérer, stocker et partager les documents, et même parfois les authentifier en leur donnant une valeur juridique.

Tout d’abord, il est important de bien définir en amont son projet de dématérialisation, avec la mise en place d’un cahier des charges. Quels sont vos objectifs ?  Ils peuvent être très variés :

  • Recherche d’un gain de temps pour retrouver facilement ses documents ;
  • Un accès rapide et collaboratif aux documents, une facilité de partage des documents ;
  • Un endroit sécurisé pour conserver ses documents ;
  • Une diminution des coûts liés à la gestion du papier …

A chaque projet de dématérialisation existe une solution et un service correspondant.

L’intérêt d’externaliser son projet de dématérialisation ?

Une fois que le projet est bien défini, il peut se poser la question de l’externalisation. Un prestataire peut vous accompagner dans votre démarche, soit en vous proposant une prestation de services pour déléguer la tâche de la numérisation, soit en vous proposant des outils spécifiques et approuvés pour répondre à vos besoins de digitalisation de vos dossiers.

Dans tous les cas, le prestataire sera force de proposition pour vous fournir une méthodologie correspondant à votre projet de dématérialisation. De plus, l’intérêt d’externaliser la dématérialisation est de faire appel à des professionnels, en utilisant des solutions sécurisées.

Enfin, il faudra vérifier les engagements et les responsabilités du prestataire pour voir les garanties qu’il apporte en termes de disponibilité des données, de mesures de sécuriténotamment pour les solutions en mode SAAS – et le respect des normes en vigueur – notamment le Règlement sur la protection des données, ou les hébergements HDS pour les données de santé …

Quel est le ROI de la dématérialisation ?

L’un des objectifs, même si ce n’est pas forcement le principal, est que le projet de dématérialisation permette des économies d’échelles, et donc une réduction des coûts. Quels sont les éléments à prendre en compte pour évaluer le Retour sur Investissement – ROI ? Le ROI est calculé de la façon suivante :

ROI = l’économie engendrée par la dématérialisation – le coût de la mise en œuvre du projet de dématérialisation

Il faut donc commencer par calculer l’économie permise par la dématérialisation, soit l’écart entre le coût des supports papier et le coût des supports électroniques. La plupart du temps, quand le projet de dématérialisation est bien anticipé, calibré et suivi, il permet un gain de temps et d’argent significatif, ainsi qu’un confort supplémentaire dans la qualité du service client.

En conclusion …

Afin de maîtriser le coût de la dématérialisation, il est souvent plus rassurant d’externaliser le suivi du projet avec un prestataire. Encore faut-il se faire accompagner par le prestataire qui réponde aux critères de votre cahier des charges. Le choix d’un prestataire inadapté à votre projet de dématérialisation peut en revanche couter cher.

Le réseau PROXY PAPERS vous propose le service et l’outil de dématérialisation de vos documents. Avec la PAPERS BOX, vos dossiers seront sécurisés et accessible à tout moment. Avec les gestionnaires PROXY PAPERS, vous serez conseillé et accompagné dans la gestion administrative et plus spécifiquement avec une méthodologie de numérisation. Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter le manager de l’agence proche de chez vous.            

numérisation des documents et RGPD

RGPD et dématérialisation des documents

RGPD et dématérialisation des documents 1260 840 Proxy Papers

Proxy Papers, un service de numérisation des documents et RGPD

Quelles obligations entre la numérisation des documents et RGPD

Optimex data

numérisation des documents et RGPD

De nos jours, la dématérialisation en entreprise est rentrée dans les mœurs. La gestion de la relation commerciale – prospects / clients – se fait sur des logiciels en mode SAAS – accès via internet ; les échanges de documents commerciaux : devis, factures, contrats … se font via des plateformes en ligne ou par e-mails ; les réunions se font en visio-conférence ; les bulletins de paie sont déposés aux salariés sur des espaces en ligne…

Une entreprise qui évolue est une entreprise qui a pris de virage du numérique. C’est à dire de la dématérialisation pour l’échange, le stockage et la conservation des données. Une myriade de solutions et de prestataires existe sur le marché de la dématérialisation à destination des professionnels. Au-delà des logiciels métiers, conçus et spécialisés pour des secteurs d’activités précis, il existe aussi des solutions de numérisation. Il se pose alors 2 questions : on choisit un produit ou un service ? la solution est-elle conforme au Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD ?

Dématérialisation : On choisit un produit ou un service ?

Les entreprises ayant enclenché un projet de dématérialisation se concentrent souvent sur le choix de l’outil pour dématérialiser ; les documents papier à classer et les archives à conserver. Mais pour cela, il est important d’avoir une méthodologie précise pour éviter de perdre du temps inutile à l’étape de la numérisation.

En effet, dans le projet de dématérialisation des documents administratifs, il est préférable de choisir un produit qui propose un service pour vous accompagner dans les procédures pour scanner les papiers. Certains prestataires peuvent également connaitre les obligations en matière de prescriptions légales et vous conseiller sur les documents à conserver et ceux que vous pouvez détruire.

Enfin, un service d’assistance administrative propose un réel accompagnement pour être à vos côtés tout au long de la mise en place du projet de dématérialisation, mais également après pour assurer la continuité de la démarche.

En résumé, optez plutôt pour une solution qui vous propose un service et un produit ; pour gagner en sérénité sur votre transformation numérique et réussir votre projet de dématérialisation.  

Dématérialisation : Conformité au Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD ?

Avant toute contractualisation avec votre prestataire, il est vivement recommandé de vérifier sa conformité au regard du Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD. En tant que donneur d’ordre – Responsable de traitement dans le RGPD, vous devez vous assurer que le prestataire – Sous-traitant dans le RGPD – vous garantisse des mesures suffisantes en matière de protection des données en vérifiant les points suivants :

  • La présence dans le contrat d’une clause expliquant leur responsabilité et les moyens mis en œuvre pour sécuriser les données qu’ils traitent pour votre compte ;
  • Le lieu de l’hébergement de vos données, pour les logiciels en mode SAAS. Les transferts en dehors de l’Union Européenne doivent être strictement encadrés. Il est donc préférable de choisir un hébergement en France ou au sein de l’Union Européenne ;
  • Les fonctionnalités de l’outil doivent vous permettre de respecter vos obligations en matière de droits des personnes et de protection des données. Il existe souvent un guide des bonnes pratiques ou une notice d’information RGPD ;

Dématérialisation : les avantages ?

Un projet de dématérialisation se réfléchit en amont pour choisir au mieux le prestataire qui vous accompagnera dans votre démarche. A l’avenir, votre entreprise pourra décharger sur la gestion administrative, sécuriser les échanger avec vos clients, salariés et tiers, garantir une sauvegarde et un stockage de vos données en toute confiance et surtout gagner du temps lorsque vous recherchez un document.

Les avantages sont multiples, sous réserve de mettre l’accent sur service et de vérifier la conformité de vos prestataires. Pour en savoir davantage … commencez par consulter un gestionnaire Proxy Papers !

numérisation des documents le mans

Proxy Papers Le Mans dans la Presse !

Proxy Papers Le Mans dans la Presse ! 960 720 Proxy Papers

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dans la presse

numérisation des documents le mans

Il y a quelques semaines, Cédric ouvrait l’agence Proxy Papers le Mans, bien décider à implanter le e-service à domicile dans sa ville, et proposer ses services dans toute la Sarthe. Aujourd’hui, le Maine Libre consacre un article au dynamique entrepreneur, et à Proxy Papers

Un service, à votre service !

Fin 2019, Cédric, en pleine réflexion sur sa carrière découvrait Proxy Papers, un service d’assistance administrative et de numérisation des documents inédit. Ayant orienté sa carrière sur le service, et la relation commerciale, Cédric s’est immédiatement retrouvé dans le projet proposé, et la culture de l’enseigne.

Ainsi, au printemps 2010, il ouvrait l’agence Proxy Papers Le Mans.

Pour rappel, Proxy Papers est historiquement un service à la personne d’assistance administrative pour les particuliers. Plus simplement, Cédric, comme tous les gestionnaires Proxy Papers, se rend régulièrement – ou à la demande – chez ses clients, et trie, numérise et classe leurs papiers : banque, assurance, immobilier, factures, état civil, impôts … sur la Papers Box.

La Papers Box est une application web d’une grande simplicité permettant de chercher, consulter, partager … ses papiers numérisés depuis n’importe quel appareil connecté à internet – pc, smartphone, tablette, à tout moment et en toute sécurité.

La sécurité, un des fondements du service. Charte de confidentialité, serveurs en France hautement sécurisés, redondance des données, conformité RGPD … Cédric et Proxy Papers garantissent le plus grand secret, et une grande protection pour vos papiers

Mais avant tout, Proxy Papers est un service, un service à la personne qui vous accompagne au quotidien : demande emprunt, dossier administratif, départ en vacance, inscription des enfants à l’école, départ à la retraite, perte d’autonomie … chaque jour donne une nouvelle occasion de mettre la tête dans les papiers, chaque jour Proxy Papers limite le temps passé !

Notre mission : vous faire gagner du temps – entre 3 et 7 heures par mois en moyenne – et vous faire gagner en sérénité lors des événements et face aux aléas de la vie.

Et pour les pros et entreprises …

Des agendas (sur)chargés, des obligations légales de conservation, et des tonnes de papiers … les professionnels et les entreprises sont de fervents partisans de la dématérialisation des documents administratifs !

Bonne nouvelle pour les professionnels de la Sarthe, depuis fin 2019, la solution Proxy Papers est disponible pour les entreprises !

Cédric propose désormais aux professionnels de la Sarthe un service de numérisation de qualité et un hébergement sécurisé pour leurs documents : comptabilité, juridique, social, commercial, technique

Notre démarche est identique, décharger les indépendants, TPE et PME d’une part importante de leurs tâches administratives en se rendant dans leurs locaux pour trier, numériser et classer leurs papiers, sur un compte Papers Box Pro.

Familles, seniors, professionnels, entreprises de la Sarthe … vous en avez assez de vos papiers ? Vous voulez plus de temps pour vous et vos proches? Vous concentrer sur l’essentiel ? Garantir la sécurité et la pérennité de vos papiers ? Contactez Cédric !

Découvrez l’article dans son intégralité en cliquant ici.

stockage des données personnelles

Après avoir dématérialisé … où stocker ?

Après avoir dématérialisé … où stocker ? 1260 840 Proxy Papers

La Papers Box, une solution intuitive et simple d’utilisation pour le stockage des données personnelles et entreprises

Quels enjeux quant au choix du service de stockage des données personnelles professionnelles

Un service de stockage des données personnelles conforme au RGPD.

Stockage des données personnelles

Particuliers, indépendants, entreprises … aujourd’hui, tout le monde dématérialise. On numérise ses papiers ; nos factures nous sont livrées par mail au format numérique ; on prend nos photos depuis nos mobiles … Mais la question à se poser est : où stocker nos données numériques ?

En effet, il ne suffit pas de dématérialiser, faut-il encore un support pour classer, archiver.

Pendant longtemps, le choix était évident. A l’ère du support physique, disques durs et serveurs se partageaient la tâche. Et pour la mobilité, disquettes, CD puis clés USB se sont succédés.

Mais l’avènement du Cloud a tout bouleversé. Initialement dédiée aux sauvegardes de sécurité, la sauvegarde en ligne est devenue la nouvelle norme. Mais de quoi s’agit-il en réalité ? Tout simplement, enregistrer et stocker vos données privées et / ou professionnels sur des serveurs hébergés.

Sécurité, faible coût, mobilité, simplicité … Les internautes y trouvent leur compte, et les offres sur le marché sont légions. Mais comment choisir sa solution de stockage ? Les pistes de réflexion …

Projet et besoin

En toute logique, il s’agit de la vraie question à se poser : qu’est-ce qui motive votre projet de dématérialisation. Quelques exemples :

  • La dématérialisation de vos archives pour garantir leur pérennité;
  • Faciliter le partage et l’échange de documents privés ou au sein de l’entreprise ;
  • Optimiser vos coûts et les temps liés au tri, au classement, à la recherche et au stockage de vos documents ;
  • Adopter une stratégie 0 papiers dans le cadre d’une démarche environnementale;

Votre besoin définira les fonctionnalités principales dont vous aurez besoin, et donc la solution choisie. Que vous mettiez l’accent sur la sécurité, le partage, le classement … ou des fonctionnalités plus pointues tel que l’édition en ligne, le versioning ou encore l’échange ; à chaque besoin(s), un produit !

Simplicité et utilisateurs

C’est un point particulièrement important. En parallèle des fonctionnalités comme vu ci-dessus, il faut considérer le ou les utilisateur(s). Tout le monde ne dispose pas des mêmes compétences face aux outils numériques. D’autre part, il est inutile d’équiper un particulier, un artisan ou encore un médecin d’une solution GEDgestion électronique des documents entreprises.

Pourquoi ? Tout simplement parce que l’outil finira par leur sembler bien obscure ou trop complexe. Il ne sera pas ou peu utilisé et le projet de dématérialisation sera un échec.

La convivialité, l’intéractivité et la fluidité de l’outil sont à prioriser lors de sa recherche d’un espace de stockage en ligne. Et heureusement, on trouve désormais de nombreuses solutions de qualité, complètes et intuitives à un coût abordable.

Sécurité et règlementation

Grand thème de notre temps : la sécurité. En effet, les données sont prisées sur le marché. Encore aujourd’hui, beaucoup d’hébergeurs sans scrupules continuent de proposer des solutions peu sécurisées ou pire ; commercialisent les données confiées par leurs clients.

Le règlement européen à la protection des données – RGPD tend à mettre de l’ordre sur ce marché. Mais la versatilité du web rend la tâche longue et fastidieuse

On constate néanmoins que les sociétés qui émergent sont généralement celles qui s’inscrivent dans une démarche de conformité ; et de confiance vis-à-vis de leurs utilisateurs.

Ainsi, il ne faut pas hésiter à bien vérifier la conformité au RGPD, mais également les politiques de protection de données et cookies des services web que vous projetez d’utiliser pour stocker vos données. Parcourir les CGV ou CGU ne suffit plus …

En effet, la pire des erreurs serait de vous concentrer sur le coût de l’outil. En particulier si vous êtes un professionnel ou une entreprise. Données sensibles, données personnelles clients collectées, secret professionnel … Le risque est élevé pour votre activité et votre réputation. En effet, en cas de piratage ou de mauvais usage des données confiés par l’hébergeur, votre responsabilité peut être engagée …

Alors pour rester serein, faite de la sécurité la question principale qui animera votre réflexion !

Indépendance !

Nombre de prestataires web proposent en marge de leurs services principale le stockage des données personnelles en ligne. On retrouve cette tendance dans des secteurs variés tels que les services financiers, d’assurance, de conseil ou encore d’actualité.

Gardez en tête que vos données ont une valeur. Pour vous, mais aussi pour les entreprises qui basent leurs stratégies sur des statistiques. Et ces statistiques sont malheureusement souvent bâties à partir de données personnelles collectées sur le web

Comme vu plus haut, vous avez des droits, et les hébergeurs des obligations. Le RGPD les définit. Mais, droits et obligations ne sont pas toujours respectés.

Pour éviter tout usage commercial, statistique ou frauduleux de vos données ; pour en conserver la pleine propriété ; et pour être certain d’une confidentialité totale, nous ne pouvons que vous conseiller de sélectionner un fournisseur de service indépendant, neutre et spécialisé

Coûts et budget

En général, le digital est attractif d’un point de vue financier. Ainsi, particuliers comme entreprises y voient un moyen de faire des économies. Néanmoins, quand il s’agit de stockage et de données, il faut bien réfléchir.

En effet, des notions importantes telles que la sécurité, la pérennité ou la confidentialité sont engagées. Donc surtout, ne vous laissez pas aveugler par des offres (quasi) gratuites ! Regardez, comparez et sélectionnez en fonction votre outil selon le rapport qualité / prix certes, mais aussi les engagements du fournisseur.

A noter que si le prix ne doit pas dicter le choix, il est tout de même possible (et conseillé) d’arbitrer. Ainsi, il convient de veiller à …

  • Prendre un stockage en phase avec vos besoins, et évolutif pour ne pas payer 3 fois plus d’espace que vous en utilisez ;
  • Ne pas souscrire à des fonctionnalités dont vous n’avez pas besoin, pour ne pas payer pour rien ;
  • Parcourir les conditions de désabonnement pour ne pas avoir à payer pour récupérer vos données, ou pour un service que vous n’utilisez plus …

Support utilisateur

Si ce point peut sembler superflu, il n’en reste pas moins important. En effet, le numérique prend de plus en plus de place au quotidien. Conséquence : plus on se sert d’outils numériques ; plus on fait face à des problèmes d’utilisation.

FAQ, tutoriels, manuels … se former ou tout simplement utiliser peu n’est pas forcément une mince à faire … Il est donc nécessaire de s’assurer que l’on bénéficiera d’un support utilisateur disponible, réactif, et de qualité.

Pour les TPE – PME qui auront un usage souvent quotidien et courant de l’outil, il s’agit d’une condition sinequanone. Au-delà, des formations seront parfois nécessaires lors de la mise en place. En effet, l’intégration de solutions numériques a pour objectif de faire gagner du temps et simplifier les procédures ; ce serait un paradoxe de perdre en productivité en raison d’un outil dont on ne maîtrise pas le fonctionnement …


Particulier, professionnel ou entreprise, le choix de son service de stockage est donc un sujet sensible. Fonctionnalités, sécurité, RGPD, neutralité, engagement sont autant de sujets à considérer. Il est donc important d’avoir une réflexion poussée avant d’arrêter son choix.

Proxy Papers, spécialisé dans les travaux de numérisation des documents vous accompagne dans votre démarche ; et vous propose de découvrir la Papers Box, une solution complète, souple, intuitive et économique, à usage privé et pro / entreprise. Pour en savoir plus … Contactez un gestionnaire !

prestataire en numérisation

Pourquoi externaliser la dématérialisation des documents en entreprise …

Pourquoi externaliser la dématérialisation des documents en entreprise … 1260 840 Proxy Papers

Proxy Papers, un prestataire en numérisation, un service innovant et professionnel de dématérialisation des documents.

Ainsi, quels d’externaliser ses projets de dématérialisation entreprise à un prestataire en numérisation.

Les services de numérisation des documents entreprise Proxy Papers sont conformes au RGPD. En effet, tous nos protocoles sont pensés selon la conformité au règlement européen.

Quelle que soit la motivation, c’est devenu une étape obligatoire pour les TPE-PME, il faut dématérialiser. Mais ce n’est pas si simple, la démarche doit être murement réfléchie.

Il ne s’agit pas de décider un matin de tout numériser, mais de définir sa stratégie numérique.

Pour commencer, il faut considérer les archives. Le mélange papier / numérique fait rarement bon ménage en termes d’organisation. Ensuite, il faut mettre en place des process pour la suite : classement, intervenants, partage, flux … Plus la structure est importante, plus il est nécessaire de protocoliser. Enfin, l’ultime étape … où stocker ? RGPD, coûts, fonctionnalités … sont autant de questions à se poser … et solutionner.

Cette réflexion est complexe, et nécessite compétences et connaissances, et donc des conseils. Les dirigeants et entrepreneurs avant de s’y aventurer ont tout lieu de se rapprocher d’un professionnel de la numérisation pour garantir le succès de leur projet de dématérialisation.

Les raisons et avantages à confier des projets de dématérialisation à un prestataire en numérisation.

La première raison : le temps. Les archives sont souvent volumineuses, les procédures et organisations longues à mettre en place. Les TPE – PME disposent rarement des ressources nécessaires en interne pour réaliser cette tâche sereinement. S’ils s’y tentent, elle sera effectuée au détriment des tâches quotidiennes, et donc de la productivité. L’externalisation est une alternative saine, permettant d’arbitrer les coûts sans nuire à l’efficacité des équipes.

Vous confiez la mission de numérisation à vos équipes ? Elles vont s’empresser de terminer pour retourner à leurs tâches principales. Et c’est logique, vos salariés ont un objectif de productivité. C’est la notion de qualité qui va s’en trouver affectée. Le spécialiste de la numérisation quant à lui connait son métier. Il va adopter une démarche par étape, pour garantir la qualité de sa prestation, mais aussi ne pas bouleverser l’organisation de l’entreprise du jour au lendemain. En effet, la dématérialisation ne doit pas être vécue comme une obligation, mais un accompagnement …

Un projet de dématérialisation ne se résume pas à numériser à la volée ! Il s’agit de trier, classer, versionner, vérifier, paramétrer … Cette démarche est compliquée, voir obscure pour un non-initié. Un prestataire en numérisation vous garantira une démarche professionnelle et complète, qualitative et rapide.

Dans la continuité du point précédent, le prestataire va vous accompagner dans une démarche de dématérialisation globale. En effet, en partant de la numérisation des documents administratifs de l’entreprise, il va vous guider vers une GED. La gestion électronique des documents, c’est l’implémentation d’une nouvelle organisation, bâtie à l’aide d’outils numériques. Diffusion et partage de l’information, workflow, processus de décision … Il s’agit de gagner en simplicité et en efficacité au support du digital, de l’automatisation et de la mobilité de l’information. Enjeu majeur de la transition numérique … il est vivement conseillé de se faire accompagner par un expert !

Un professionnel de la numérisation va vous conseiller et vous assister dans le choix de vos services de stockage et gestion des documents. Et ce n’est pas un détail. En effet, il faut considérer vos besoins, les fonctionnalités nécessaires, vos budgets, mais aussi les législations et réglementations – Et en particulier le RGPD. Le spécialiste vous proposera des solutions qu’il connait et maîtrise ; des solutions à la fois adaptées à vos besoins et reconnues, qui sécuriseront votre démarche.

De nouveaux outils, de nouveaux process, une nouvelle organisation … Il faut appréhender leur mise en place et leur assimilation Pour cela, vous comme vos équipes aurez besoin d’une formation et de support. La réussite du projet tient à l’implication de tous – et parfois même des intervenants extérieurs. En externalisant et choisissant de vous faire accompagner, vous bénéficiez d’une formation complète et par étape. De plus, votre prestataire assurera une assistance sur le long terme, au gré de vos besoins …

Le numérique et la dématérialisation sont chaque jour plus réglementés. RGPD, LIL, loi El Khomri … définissent les droits et obligations. S’y ajoutent évidemment les attentes des clients et fournisseurs; et bien sûr, le sujet de la sécurité informatique est prioritaire dans l’entreprise. Nous l’avons vu plus haut, un expert vous conseillera dans le choix de la solution de stockage, mais également dans la conformité des procédures et traitements à mettre en place !

Enfin lorsque l’on se lance dans un projet de dématérialisation, on pense archives, on pense organisation future, mais pense t’on forcément aux numérisations futures? En effet, quoi que l’on fasse, il restera ‘du papier’ ! Certes le défi est de minimiser au maximum le volume, mais l’objectif ZERO PAPIER est encore utopique … Et qui va s’en charger ? Vous ? Vos équipes ? Un stagiaire ? Si vous avez confié le projet initial à un professionnel, il restera disponible – à la demande ou de façon régulière – pour mettre à jour vos archives et bibliothèques documentaires numériques ; et vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre métier, votre activité sereinement !

Il est donc évident que face à l’ampleur de la tâche, aux réglementations et aux enjeux … Mieux vaut éviter de se lancer seul ! Les gestionnaires Proxy Papers vous accompagnent avec pédagogie et sérieux dans votre démarche. Plaçant l’humain au cœur de la numérisation, ils vous conseillent et assistent pour simplifier la gestion de votre activité au quotidien !

dématérialisation de documents en entreprise

La dématérialisation pour les pme, quels enjeux ?

La dématérialisation pour les pme, quels enjeux ? 1260 840 Proxy Papers

Proxy Papers, un service innovant et professionnel de dématérialisation de documents en entreprise

Quels enjeux et objectifs à numériser les documents de l’entreprise.

Un service de dématérialisation des documents en entreprise conforme au RGPD.

Dématérialisation de documents en entreprise

Indépendants et TPE comme entreprises, aujourd’hui tous font face à la dématérialisation. Administrations, fournisseurs, expert-comptable … l’ensemble des intervenants l’exigent, ou l’imposent. Et c’est une bonne chose ! En effet, la transition numérique a été, et reste une opportunité pour les professionnels comme pour les sociétés.

La preuve ? Plus de 80% des entreprises en croissance sont celles qui ont réussi leur transition numérique ! Efficacité, sécurité, qualité … le digital transforme, et dans le sens positif du terme, dans le sens de l’innovation.

Cela commence par la dématérialisation. Pour être exacte, la dématérialisation des documents : contrats, factures, bulletins de salaire, déclarations sociales et fiscales, tableau de bord, documentations commerciales … En effet, c’est la numérisation des documents administratifs de l’activité rendra possible dans un second temps la dématérialisation des échanges et des process internes.

Mais en quoi la dématérialisation est une opportunité pour les TPE – PME ? Quels sont les impacts sur l’entreprise ? Ses enjeux ?

Centralisation et gestion simplifiée de l’information

La numérisation des documents permet tout d’abord de rassembler l’information, et de fait l’organiser, la structurer. La logique veut que les données soient centralisées sur un même support, qu’il soit physique ou digital. Et s’il est digital, l’information devient alors mobile, ce qui simplifie largement sa gestion. De quelle manière ?

  • Les intervenants ont un accès rapide à l’information, où qu’ils se trouvent ;
  • Le partage et la diffusion de l’information sont à la fois simplifiés, et sécurisés ;
  • Les flux et partages sont traçables, et le suivi des documents rigoureux ;

Ainsi, le dirigeant et ses équipes gagnent en efficacité et en réactivité ! Résultat : un gain de temps conséquent au quotidien, et un recentrage serein sur le métier et l’activité.

La notion de sécurité …

Le format numérique continue de susciter des craintes. Néanmoins, s’il est appréhendé de la bonne manière, il s’avère au contraire fortement sécurisant. En effet, éditeurs comme développeurs n’ont de cesse d’améliorer le niveau de sécurité de leurs serveurs et applicatifs web. Pour quelles raisons ? Rassurer et fidéliser leurs utilisateurs, et en séduire de nouveaux ! Dans le même temps, les technologies ont permis la création de nombreux outils visant à numériser, contrôler, automatiser … les tâches. Et de fait, pallier aux failles induites par l’intervention humaine. Les principaux exemples :

  • La numérisation de vos documents garantie leur pérennité, notamment en cas de sinistre ou de perte;
  • Le stockage numérique assure le respect des obligations légales de conservation: bulletins de paie, déclarations fiscales …
  • Le digital permet une mise à jour globale des bibliothèques documentaires. C’est-à-dire que l’ensemble des intervenants bénéficient des dernières (et anciennes) versions en temps réel ;
  • La mise en place de procédures et tâches automatisées minimise le risque d’erreur;

Ainsi, il est clair que dans le cadre d’une démarche réfléchie et documentée, la dématérialisation est synonyme de confiance et sécurité pour l’entreprise. Des notions importantes vis-à-vis des clients, partenaires mais aussi de la législation …

La dématérialisation de documents en entreprise : des économies ?

Un atout qui a tout pour séduire les dirigeants : la réduction des coûts. Avec l’amélioration de la productivité, il s’agit du leitmotiv de l’entreprise. Et c’est sur cette notion que la dématérialisation des documents prend tout son sens. En effet, les nouvelles technologies sont synonymes de réduction des ressources, des temps, de l’effort … et donc des budgets. Mais alors, quelles économies ?

  • Comme vu plus haut, la dématérialisation simplifie et automatise tâches et gestion. Ainsi, dirigeants et équipes gagnent en efficacité. Ce qui dans la pratique se traduit par une économie de temps;
  • Il s’agit aussi d’économie d’espace : terminé les encombrants classeurs, papiers, cartons, racks … Les documents numérisés ne prennent pas de place !
  • Enfin, de façon très pragmatique, la dématérialisation des documents permet une forte baisse des dépenses en fournitures administratives: papier, enveloppe, frais d’impression, envois courrier … de quoi ravir vos budgets !

Et une démarche environnementale …

Enfin, la dématérialisation des documents s’inscrit dans une démarche environnementale. Cette prise de position éthique est importante pour les TPE-PME. Appréciée par les équipes en interne, elle est plébiscitée par les clients. S’impliquer dans le développement durable est vendeur, en plus d’être humain. Pourquoi se priver d’un tel atout ?


En conclusion, la dématérialisation des documents permet de gagner en efficacité, traçabilité, réactivité et sécurité tout en réduisant les coûts. Grâce à la numérisation, TPE-PME peuvent se réinventer au travers d’une démarche d’amélioration et d’innovation.

De plus, cette démarche créée un environnement plus serein au sein de l’entreprise et en parallèle améliore son image auprès des intervenants extérieurs. Alors, qu’attendez-vous pour commencer ? Commencez par contacter un gestionnaire Proxy Papers !

dématérialisation des documents entreprise

Dématérialisation des documents entreprise

Dématérialisation des documents entreprise 960 540 Proxy Papers

Dématérialisation des documents administratifs entreprise

La dématérialisation des documents administratifs entreprise

La dématérialisation des documents administratifs entreprise

Au quatrième trimestre 2019, Proxy Papers ouvrait son innovant service de dématérialisation des documents administratifs aux professionnels et entreprises. Désormais, nos gestionnaires se déplacent aussi dans vos locaux pour trier, numériser et classer à l’aide de la fameuse Papers Box vos papiers professionnels.

A l’heure ou 75% des entreprises en croissance, quelle que soit leur taille, sont celles qui ont réussi leur transition numérique, pourquoi faire appel au e-service Proxy Papers dans la sphère entreprise …

1. Pour vous concentrer sur votre activité

En externalisant les tâches administratives, et rendant accessibles en quelques secondes les documents administratifs de l’entreprise (même hors de locaux) … Vos équipes et vous économisez un temps précieux.

Terminé les classements qui durent des heures ! Fini les recherches interminables ! Tout est désormais réglé en quelques clics.

Ce temps gagné sera finalement alloué aux tâches principales de l’entreprise, avec la sérénité de ne plus avoir à se disperser !

2. Pour simplifier et sécuriser votre gestion

Comptable, banquier, avocat, salariés, partenaires, clients, fournisseurs … on vous réclame des papiers tout le temps ! Et c’est parti pour chercher dans les archives, fouiller dans les classeurs et naviguer entre les dossiers des disques durs … La Papers Box rassemble et sécurise TOUS vos papiers !

Les papiers sont déjà classés, il ne vous reste plus qu’à les sélectionner et les partager (ou envoyer par email) en quelques clics. Les dossiers à préparer sont prêts en quelques secondes, fini les impressions, zip et scans de dernière minute …

3. Pour sécuriser et pérenniser vos documents

Données sensibles à protéger, délais légaux de conservation, RGPD, piratage informatique … la dématérialisation des documents s’avère une opportunité hautement valorisable.

En effet, la mise en place d’un service digital sécurisé est certes une solution de mobilité et gestion de vos données … Mais il s’agit tout autant de les protéger face à la destruction, la perte, le hacking … à un coup très avantageux.

4. Pour partager avec vos clients, partenaires, équipes …

Le transfert et le partage des documents : devis, bilans, bulletins de paie, relevés de compte, bon de commande, documentations, fiches techniques … permettent de gagner du temps, et faciliter l’organisation.

Encore faut-il que …

  • Les documents soient numérisés, disponibles
  • La solution de partage soit simple d’utilisation, et accessible pour le destinataire
  • Le process doit être sécurisé, maîtrisé et conforme aux réglementations

Ainsi, avec Proxy Papers, l’entreprise dispose d’un assistant administratif et d’une appli, pour répondre à toutes ces conditions !

5. Pour décharger l’entreprise de la dématérialisation

La dématérialisation, c’est un atout inestimable. Néanmoins, cela demande des procédures et surtout du temps ! Des mois ou des années de papiers accumulés, des données réparties entre ordinateurs et disques durs externes …

Tout numériser, tout rassembler, tout organiser, tout classer … ce sont des heures et des heures à prévoir. Un investissement temps non négligeable.

Bonne nouvelle, nos gestionnaires s’en chargent pour vous, et font cela très bien car c’est leur métier ! En plus,  ils sont équipés de la Papers Box !

Pour toutes ces raisons, et bien d’autre encore, le service d’assistance administrative Proxy Papers est un atout inestimable pour l’entreprise et l’activité ! Sur fond de dématérialisation des documents entreprise, nos gestionnaires s’engagent dans une refonte de l’organisation de votre entreprise, mais aussi sur l’externalisation de ses tâches administratives …

Des offres sur-mesure et adaptées aux besoins, des tarifs attractifs et une démarche qui plus est environnementale, contactez votre gestionnaire Proxy Papers !

dématérialisation des documents entreprise
Aide administrative particuliers et professionnels

Proxy Papers révolutionne l’assistance administrative

Proxy Papers révolutionne l’assistance administrative 960 640 Proxy Papers

Aide administrative particuliers et professionnels

Aide administrative particuliers et professionnels

A une époque où tout va plus vite, nos habitudes de vie se sont transformées, et nos besoins ont changés. La plupart des services ont dû s’adapter, se réinventer. Proxy Papers, c’est le pari fou de révolutionner les services d’aide administrative pour les particuliers et les professionnels. C’est la volonté d’employer de nouvelles ressources et technologies, pour simplifier le quotidien.

Tour d’horizon sur un service inédit et convivial, destiné à tous.

Numérique et Papers Box

La gestion administrative aujourd’hui ne se résume plus à remplir des imprimés ou préparer des courriers. Emails, formulaires en ligne, téléchargement, cloud et disques durs ont transformé la gestion privée et professionnelle.

La question est : est-ce plus rapide qu’avant ? Plus simple ? Pas forcément !

Sans une organisation rigoureuse, on finit par en avoir un peu partout : boite mail, étagère, disques durs externes … et finalement on passe encore plus de temps à tout chercher, et se demander comment envoyer !

Avec la Papers Box de Proxy Papers, tous vos papiers sont rassemblés, classés, prêts à être annexés à un dossier et peuvent être partagés de toutes les manières possibles. Vos papiers devenus accessibles et mobiles, vos tâches administratives sont donc considérablement réduites … et simplifiées !

Une véritable révolution au quotidien, et surtout du temps gagné …

On s’interconnecte !

Proche en situation de dépendance, les enfants qui partent faire leurs études, demande d’emprunt, transaction immobilière … à chaque projet ou sujet, un proche ou un contact avec qui échanger (des papiers).

Proxy Papers prend en compte cet état de fait. En effet, la gestion administrative aujourd’hui ne se résume pas à trier, classer, remplir ou préparer des papiers. Les besoins en matière de communication ont changé, il faut pouvoir partager rapidement et simplement

La Papers Box vous permet de partager ponctuellement des documents et données. Mais le service va plus loin ! Vous pouvez prendre la main (ou la donner) sur tout ou partie des documents d’un tiers … Une opportunité non négligeable dans bien des situations privées et professionnelles. A fortiori quand les personnes ne sont pas à côté …

Une assistance administrative qui vous permet de vous interconnecter (en toute sécurité et dans le respect des réglementations), c’est l’engagement Proxy Papers.

On le fait pour vous !

Soyons honnêtes, on a tous ouvert un compte chez un hébergeur avec la ferme intention d’y télécharger TOUTES nos données. Sécurité, mobilité, simplicité … Chacun a ses raisons. Mais posons-nous la question, qui s’y est réellement tenu ?

Réponse : presque personne … Entre priorités et impératifs, l’énergie vient à manquer et au bout de quelques semaines, et on finit par abandonner (sans s’en rendre compte) cet ambitieux projet. Certes, on sait que c’est mieux et plus simple … mais surtout, on s’aperçoit qu’on n’a pas temps de tout scanner.

Avec Proxy Papers, votre gestionnaire le fait pour vous ! Régulièrement, il se rend à votre domicile ou votre bureau pour dématérialiser tous vos papiers. Ainsi, vous adoptez la gestion numérique sans perdre des heures chaque mois à numériser.

Il s’agit d’une assistance qui s’inscrira dans votre projet de vie, ou dans l’organisation de votre entreprise.

S’inscrivant dans une démarche environnementale autant qu’humaine, Proxy Papers révolutionne l’assistance administrative en plaçant le numérique au cœur de son service, et au service du bien-être ! Il ne vous reste plus qu’à révolutionner à votre tour votre quotidien, pour cela, il suffit de contacter votre gestionnaire de proximité !

Une appli et des services de numérisation !

Une appli et des services de numérisation ! 1979 1035 Proxy Papers

Il y a quelques semaines, Proxy Papers propulsait la Papers Box, l’appli 100% papiers !

La Papers Box, c’est un service en ligne destiné aux clients Proxy Papers où leur gestionnaire de données classe leurs papiers une fois numérisés, programme des alarmes pour leurs échéances à venir, paramètre des cercles de partage qu’ils puissent partager facilement des papiers avec leurs proches et contacts …

Et pour les clients il s’agit de disposer de leurs papiers en quelques clics à tout moment depuis un PC ou un mobile, être alertés de Rdv, échéances de paiements ou de fin de contrat, de transférer des papiers de façon ponctuelle et sécurisée en 3 clics ou de façon constante avec un cercle de partage …

Très fluide et d’une grande simplicité d’utilisation, la Papers Box s’adresse à tous et garantie à ses utilisateurs un haut de niveau de sécurité et la conformité RGPD.

Services de Numérisation et Plus …

Proxy Papers est motivé par sa volonté d’accompagner les personnes dans leurs projets de vie, de leur apporter un support au quotidien face à leurs papiers. Pour cette raison, la société a décidé à l’occasion de la sortie de son application web de lancer de nouvelles offres, afin de faire découvrir au plus grand nombre ses innovants services de numérisation :

  • Une offre gratuite permettant de classer soit même ses principaux papiers dans la Papers Box ;
  • Une offre premium pour classer TOUS ses papiers dans la Papers Box soit même ;
  • Une offre Service Box, savant mélange des offres existantes : vous numérisez vos papiers en les prenant en photo depuis l’appli, un gestionnaire les classe à distance, programme vos alarmes, paramètre vos cercles de partages …

Dans un monde en plein changement, où se mélangent papiers et données, où la gestion privée prend une place de plus en plus importante et où le temps manque chaque jour davantage … Proxy Papers n’a de cesse de proposer aux particuliers, quels que soient leur budget, leur âge et leur situation familial, des solutions du quotidien, réinventant toujours un peu plus l’assistance administrative au profit de votre temps libre … et de votre sérénité !

Vous voulez connaitre l’importance de vos papiers dans votre quotidien ? Prenez 2 minutes pour faire notre Quizz Papiers

Proxy Papers aide administrative à domicile Montauban

Ouverture de l’agence de Montauban

Ouverture de l’agence de Montauban 1558 828 Proxy Papers

Proxy Papers aide administrative à domicile MontaubanAujourd’hui 28 janvier 2019, Sandrine & Bob se joignent à tout le réseau Proxy Papers pour vous annoncer – heureux 🙂  l’ouverture de l’agence Proxy Papers Montauban, les Tarn-et-Garonnais vont enfin découvrir notre innovant service d’aide administrative à domicile  !

Hélène, très attachée à ses racines, diplômée de l’INSA de Toulouse en Génie Civil, après avoir occupé plusieurs postes techniques dans le secteur du BTP a décidé de changer d’orientation et relever un nouveau challenge. Cadre en activité et mère de famille, consciente que la gestion des ‘papiers’ du foyer était devenu une contrainte au quotidien, a immédiatement été séduite par le concept et c’est tout naturellement qu’elle a  choisi d’implanter une agence dans sa ville ! Consciencieuse, organisée, dynamique et à l’écoute, Hélène a décidé de mettre ses compétences et ses qualités humaines au service de tous ceux qui souhaitent simplifier leur quotidien en triant, numérisant et classant leurs papiers … !

Toute l’équipe de Proxy Papers souhaite la bienvenue à Hélène et est fière de partager cet événement avec vous !

Nous lui souhaitons le plus grand des succès dans l’implantation de cet innovant service à la personne d’aide administrative Montauban et espérons qu’elle ne perdra pas son calme … avec les papiers de ses clients ! Pour tout savoir de l’agence de Montauban, cliquez ici.

Service à la personne d’Aide Administrative Montauban

Pour rappel, Proxy Papers propose un service à la personne d’aide administrative. Très simplement, votre gestionnaire de données personnelles se rend à votre domicile et trie, numérise & classe pour vous vos ‘papiers’ sur un espace privé. Il s’agit d’un coffre-fort numérique bénéficiant d’un niveau de sécurité élevé où vous pouvez rechercher, consulter & télécharger vos ‘papiers‘ classés par thème à tout moment, depuis un PC ou un appareil mobile.

Mais les papiers, de quoi s’agit il ? et bien un peu tout : carte d’identité, déclaration d’impôts, bulletins de paie, factures, contrats d’abonnements, acte de propriété, quittances, relevé des comptes, placements, contrats d’assurances, pensions, retraites … en résumé, tous vos papiers administratifs ! Et que ce soit dans votre quotidien, lorsqu’il vous faut déclarer vos revenus, changer d’assurance ou arrêter votre abonnement au centre de fitness ou lors des événements de la vie, qu’il soient heureux : naissance, mariage, emprunt ou encore projet immobilier … ou plus délicats à aborder : perte d’autonomie, sinistres, succession … Votre gestionnaire de données Proxy Papers vous assiste, simplifie votre gestion privée et vous permet de rester serein face à vos ‘papiers’ !

Mais comment cela se passe ? tout simplement, Hélène, manager de l’agence Proxy Papers Montauban & gestionnaire de données personnelles vous rend visite une première fois, vous présente votre espace privé et commence par le mettre à jour avec votre historique de papiers. Puis, elle revient de régulièrement pour s’occuper de vos nouveaux papiers que le facteur, votre employeur ou les membres de votre famille vous ont remis ou confiés !

Alors si vous avez envie de plus de temps libre,moins de stress avec les papiers & de gagner en sérénité au quotidien, contactez Hélène, estimez avec elle votre besoin & souscrivez à un abonnement Proxy Papers, le service à la personne d’Aide Administrative Montauban inédit : des abonnements adaptés, une offre découverte, des tarifs dégressifs dès la deuxième année, un crédit d’impôt de 50% des sommes versées et surtout … beaucoup moins de papiers !

 

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